Beschrijving: Essentieel hulpmiddel voor het maken van contracten, toestemmingsformulieren of gestructureerde vragenlijsten, waarmee specifieke gegevens, digitale handtekeningen kunnen worden verzameld en officiële PDF-documenten kunnen worden gegenereerd.

Waarvoor is het bedoeld? (Praktische voorbeelden)

Gebruik het om formele en wettelijke gegevensverzamelingsprocessen te digitaliseren en automatiseren.

• Verzameling van Toestemmingen: Maak toestemmingsformulieren (bijv. privacy, AVG) die een digitale handtekening vereisen en automatische archivering van het ingevulde document.
• Klant Onboarding: Verzamel op gestructureerde wijze alle benodigde persoonsgegevens, fiscale gegevens en woonadres voor het activeren van een dienst of het registreren van een nieuwe klant.
• Officiële Documenten: Genereer automatisch formele documenten (zoals geaccepteerde offertes of serviceovereenkomsten) die kunnen worden gedownload in PDF-formaat met doorlopende nummering.

Belangrijkste functionaliteiten

Creatie en Structurering van Formulieren

Het systeem maakt het mogelijk om het contract of formulier in aparte secties op te bouwen, elk configureerbaar op basis van het type informatie dat verzameld moet worden.

• Flexibele Veldtypen: Je kunt verschillende soorten vragen en velden invoegen:
• Enkelvoudige keuze (Radio Button).
• Meervoudige keuze (Checkbox).
• Vrije tekstvelden (kort of lang).
• Velden voor het uploaden van bestanden (Bijlagen).
• Digitale Handtekening: Een speciaal veld voor het verzamelen van handtekeningen via muis of touchscreen.
• Visuele Inhoud: Invoegen van opgemaakte tekstblokken of visuele elementen (via geavanceerde editor) voor uitleg of juridische clausules.
• Verplichte Velden: Definieer welke secties verplicht door de gebruiker ingevuld moeten worden.
• Aangepaste Velden: Als standaard veldtypen niet voldoende zijn, kunnen aangepaste velden worden gedefinieerd met specificatie van het verwachte gegevenstype (tekst, nummer, datum, telefoon).

Beheer van Inzendingen

Het beheerpaneel biedt een volledig overzicht van aangemaakte formulieren en ontvangen antwoorden.

• Monitoring: Bekijk de naam van het contract, het totaal aantal inzendingen, de aanmaakdatum en de laatst geregistreerde inzending.
• Gedetailleerde Archivering: Voor elke inzending kunnen de gegevens van de respondent en de exacte verzenddatum worden bekeken.
• Review en Afdrukken: Bekijk het volledige antwoord direct op het scherm of genereer en download het document onmiddellijk in PDF-formaat.

Documentopties

Elk contract kan worden aangepast in zijn output-eigenschappen:

• Nummering: Kies of inzendingen alleen met een doorlopend ID worden genummerd (bijv. 0001) of met het huidige jaar erbij (bijv. 20240001).
• Meervoudige Inzending: Bepaal of het formulier slechts één keer per gebruiker kan worden ingevuld of dat meerdere inzendingen zijn toegestaan.

Hoe te configureren

De instellingen zijn verdeeld in twee hoofdgebieden: de algemene opties van het contract en de configuratie van elke afzonderlijke sectie.

Contractconfiguratie-opties

Instelling	Beschrijving
Contractnaam	De identificerende titel van het formulier.
Slug	De unieke webadres die gebruikt wordt om online toegang te krijgen tot het formulier (verplicht).
Status	Activeer of deactiveer het formulier. Als het niet actief is, kan het niet worden ingevuld.
Meervoudige inzending	Staat de klant toe meerdere antwoorden op hetzelfde formulier te versturen.
Weergave nummering	Stel het formaat van de doorlopende nummering van inzendingen in (alleen ID of Jaar + ID).

Sectieconfiguratie (Velden)

Bij het toevoegen van een nieuwe sectie aan het formulier moet de Type en de bijbehorende instellingen worden gedefinieerd:

Keuzevelden (Radio/Checkbox)

• Beschikbare antwoorden: Voer de lijst met opties in waaruit de gebruiker kan kiezen.

Gebruikersgegevensvelden (Persoonsgegevens)

Deze velden zijn ontworpen om gestandaardiseerde persoonlijke gegevens te verzamelen.

• Gevraagde gegevens: Selecteer welke persoonsgegevens (Voornaam, Achternaam, Burgerservicenummer, BTW-nummer, Geboorteplaats, Woonadres, enz.) van de gebruiker gevraagd moeten worden.
• Minimumleeftijd: Stel een minimumleeftijd in voor het invullen van het formulier.

Aangepaste Velden

• Aangepaste velden: Definieer de namen van de velden die je wilt verzamelen. Voor elk veld kun je het verwachte antwoordtype specificeren (korte tekst, lange tekst, nummer, datum, enz.).

Automatische integraties

Het formulier is nauw geïntegreerd met het klantgegevensbeheersysteem (CRM) en communicatie-automatiseringen.

Synchronisatie van Klantgegevens

Als het formulier wordt ingevuld door een geregistreerde gebruiker, kunnen zijn gegevens automatisch worden beheerd:

• Voorinvullen van Velden: Gebruik de reeds aanwezige klantgegevens (bijv. adres, e-mail) om de velden van het contract automatisch te vullen, wat het invullen versnelt.
• Registratie en Bijwerking: Koppel de velden van het formulier (bijv. BTW-nummer, factuuradres) direct aan de klantgegevensvelden. Zo werkt het invullen van het contract de klantgegevens in het systeem automatisch bij of registreert deze.

Automatische E-mailverzending

Na elke inzending kan het systeem automatische meldingen versturen:

• Melding aan Klant: Stuur een bevestigingskopie of het gegenereerde PDF-document naar de klant die het formulier heeft ingevuld.
• Melding aan Medewerker: Stuur een interne melding (naar het geconfigureerde e-mailadres van de medewerker) om te informeren dat er een nieuwe inzending is ontvangen.

Belangrijkste verschillen

Dit hulpmiddel is ideaal voor het verzamelen van gestructureerde gegevens en het genereren van formele documenten (zoals contracten of juridische formulieren). Als het doel alleen is om eenvoudige feedback of meningen te verzamelen, kun je beter het enquête-instrument gebruiken, terwijl dit formulier de juiste keuze is voor documenten die wettelijke validatie en archivering van handtekeningen vereisen.