Beschrijving: Deze tool is het zenuwcentrum voor de volledige afhandeling van alle transacties en bestellingen die door het systeem worden gegenereerd of handmatig zijn aangemaakt. Het maakt het mogelijk om de status te volgen, logistieke details te beheren en met de klant te communiceren.
Waarvoor dient het? (Praktische voorbeelden)
Gebruik Verkoop- en Orderbeheer om:
- De status van elke aankoop te volgen: Bekijk snel of een bestelling betaald, in voorbereiding, verzonden of terugbetaald is en beheer de voorraad dienovereenkomstig.
- Handmatige bestellingen aan te maken: Registreer telefonische of ter plaatse verkopen door producten direct in het winkelmandje te plaatsen en de juiste klant toe te wijzen.
- De logistiek te beheren: Voer verzendgegevens, de gebruikte koerier en de trackingcode in om de klant te informeren.
- Externe gegevens te importeren: Laad grote hoeveelheden bestaande bestellingen of bestellingen van andere platforms via de speciale CSV-importtool.
Belangrijkste functionaliteiten
Bestellijst en zoeken
Het hoofdscherm toont een volledige lijst van bestellingen met de mogelijkheid om te filteren en zoeken op:
- Order-ID, Klant, Totaal, Betaalstatus en Bestelstatus.
- Gebruikte betaalmethode en verzendmethode.
- Toegewezen labels, Operator die de bestelling heeft beheerd en Bron (leadbron).
Bestelling aanmaken en bewerken
Bij het aanmaken of bewerken van een bestelling zijn de volgende opties beschikbaar:
- Klant- en operatorselectie: Koppel de bestelling aan een bestaande klant of maak indien nodig een nieuwe klant aan. Het is ook mogelijk een interne verkoper toe te wijzen die verantwoordelijk is voor de verkoop.
- Facturatie- en verzendgegevens: Bekijk en wijzig persoonsgegevens en adressen. Facturatiegegevens kunnen met één klik gekopieerd worden naar het klembord of hetzelfde adres kan gebruikt worden voor verzending.
- Winkelmandbeheer: Interactieve tool om producten toe te voegen, verwijderen of wijzigen, aantallen aan te passen en gebruikte coupons toe te passen. Het totaal wordt realtime bijgewerkt.
- Notities: Voeg interne notities toe aan de bestelling die alleen zichtbaar zijn voor operators.
Logistiek beheer en tracking
- Verzendmethode: Selecteer de gebruikte koerier uit een vooraf ingestelde lijst of voer een aangepaste naam in.
- Trackinggegevens: Voer de trackingcode in zodat de klant de levering kan volgen.
Statussen en betalingen
- Bestelstatus: Wijzig de status (bijv. in behandeling, verzonden, voltooid) met een notificatiesysteem dat automatisch een e-mail naar de klant kan sturen.
- Statusgeschiedenis: Bekijk alle statusupdates die de bestelling in de loop van tijd heeft ondergaan.
- Betaalstatus: Stel in of de bestelling "Betaald" of "Niet betaald" is.
- Terugbetalingsbeheer: Als de bestelling via een compatibele externe provider is betaald, kan het terugbetalingsproces direct vanuit het beheerpaneel worden gestart.
Labels en classificatie
- Labels (Tagging): Wijs aangepaste labels toe aan bestellingen voor betere organisatie en segmentatie.
Hoe configureer je het
Configuratieopties zijn direct beschikbaar op het bewerkscherm van de bestelling:
| Veld / Sectie | Doel | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Selecteer klant | Koppel de bestelling aan het klantenbestand. | Als de klant niet aanwezig is, wordt deze automatisch aangemaakt op basis van facturatiegegevens. |
| Selecteer gebruiker | Wijs een interne operator of verkoper toe aan de bestelling. | Handig om verantwoordelijkheid voor verkoop bij te houden. |
| Betaalmethode | Definieert hoe betaling is gedaan of zal worden gedaan. | De lijst wordt beheerd via facturatie-instellingen. |
| Verzendmethode | Bepaalt koerier en type verzending. | Alleen selecteerbaar als er verzendmethoden zijn geconfigureerd. |
| Koerier en tracking | Invoer van koeriersnaam en trackingcode. | Nodig voor bestelstatussen gerelateerd aan verzending. |
| Labels | Wijs één of meer tags toe aan bestellingen. | Handig voor interne organisatie (bijv. "Hoge prioriteit", "Probleem"). |
Automatische integraties
De module Verkoop- en Orderbeheer integreert automatisch met verschillende systeemgebieden om een efficiënte workflow te garanderen:
Voorraadupdate
Wanneer de status van een bestelling verandert (bijvoorbeeld van "In afwachting" naar "Verzonden" of "Geannuleerd"), vraagt het systeem bevestiging om automatisch productbeschikbaarheid in magazijn bij te werken door voorraad af te boeken of terug te zetten.
Automatische communicatie
- Status e-mails versturen: Elke keer dat bestelstatus wordt bijgewerkt kan het systeem automatisch een notificatiemail sturen naar klant(en) (en/of beheerders).
- Betalingslink opnieuw versturen: Voor onbetaalde bestellingen kan er opnieuw een directe betalingslink per e-mail gegenereerd en verstuurd worden.
Klantbeheer
- Klantenbestand aanmaken: Het invoeren van een nieuwe bestelling met facturatiegegevens maakt automatisch een nieuw klantenprofiel aan of werkt dit bij.
- Automatisch toewijzen van klantlabels: Indien ingeschakeld kan aankoop van een product automatische labels toewijzen aan het klantenprofiel activeren.
Afdrukdocumenten
- Ontvangsten en documenten printen: Bestellingen kunnen in diverse formaten worden geprint (bijv. A4 ontvangstbewijs voor archief of 80mm bonnen voor winkels/POS) direct vanuit bewerk scherm of bulk vanuit lijst.
Marketingautomatiseringen
Het aanmaken van een nieuwe bestelling fungeert als trigger voor eventuele ingestelde marketingautomatiseringen waardoor automatische e-mailreeksen of andere acties gestart kunnen worden.
