Beschrijving: Deze tool maakt het mogelijk om één of meerdere externe e-mailaccounts (SMTP-servers) te configureren en beheren die het systeem zal gebruiken voor het verzenden van alle automatische en transactionele communicatie.
Waar is het voor? (Praktische voorbeelden)
- Verbeteren van e-mailbezorging: Door gebruik te maken van een professionele SMTP-server (zoals die geleverd door Office 365, Google Workspace of speciale diensten), wordt het risico verminderd dat e-mails die door het systeem worden verzonden in de spam terechtkomen.
- Beheren van meerdere afzenders: Hiermee kunt u verschillende verzendaccounts definiëren, handig als u wilt dat marketingcommunicatie vanaf één adres wordt verzonden en supportmeldingen vanaf een ander.
- Instellen van een standaardafzender: Hiermee kunt u een specifiek account aanwijzen dat automatisch als afzender wordt gebruikt voor alle softwarefuncties die e-mails moeten versturen.
Belangrijkste functies
- Aanmaken en beheren: U kunt e-mailconfiguraties toevoegen, wijzigen en verwijderen in een gecentraliseerde lijst.
- Directe verbindingscontrole: Voordat u opslaat, kunt u de ingevoerde parameters testen (Host, Login, Wachtwoord) om zeker te zijn dat het systeem correct verbinding kan maken met de externe SMTP-server.
- Selectieve activering: Elke verbinding kan worden geactiveerd of gedeactiveerd. Het systeem gebruikt alleen actieve verbindingen voor verzending.
- Toewijzing van standaardaccount: U kunt een account toewijzen als globale standaardafzender voor het hele systeem.
Hoe configureert u dit
Om een nieuw e-mailaccount te configureren, moet u de volgende velden invullen, verdeeld over twee hoofdsecties:
1. Uitgaande gegevens (SMTP)
| Veld | Beschrijving | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Verbindingsnaam | Een interne naam om het account te identificeren (bijv. "SMTP Kantoor", "Marketingserver"). | Verplicht. |
| Afzender-e-mail | Het e-mailadres dat als afzender van de communicatie verschijnt. | Moet een geldig adres zijn. |
| Server | Het adres van de SMTP-server (bijv. smtp.office365.com). | Verplicht. |
| Actief | Selecteer om deze configuratie in gebruik te nemen. | |
| Gebruik als standaardafzender | Selecteer als deze configuratie als prioritaire afzender voor alle systeeme-mails moet worden gebruikt. | Slechts één account kan standaard zijn. |
2. Technische toegangsgegevens
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| SMTP-login | De gebruikersnaam of het volledige e-mailadres dat nodig is voor authenticatie op de server. |
| SMTP-wachtwoord | Het wachtwoord voor authenticatie op de server. |
| Encryptie | Het beveiligingsprotocol dat door de server wordt vereist (meestal SSL of TLS). |
| Poort | De poort die door de SMTP-server wordt gebruikt (meest voorkomende zijn 587 of 465). |
Verbinding controleren:
Nadat alle gegevens zijn ingevuld, klikt u op de knop Verbinding controleren. Het systeem probeert direct verbinding te maken met de server om te bevestigen dat de parameters correct zijn.
Oorspronkelijke IP-adressen (Whitelist)
Als uw gebruikte mailserver strikte firewalls of beveiligingsregels heeft die verbindingen vanuit niet-herkende externe bronnen blokkeren, kan het nodig zijn onze servers expliciet toe te staan.
Voeg alstublieft de volgende openbare IP-adressen toe aan de whitelist van uw mailserver of firewall; deze worden door onze infrastructuur gebruikt voor verzending:
13.38.96.22813.39.17.10652.47.109.25115.236.148.18035.180.87.24013.38.244.16435.181.213.114
Automatische integraties
De configuratie van e-mailverbindingen is cruciaal om ervoor te zorgen dat alle automatiseringen en communicatie gegenereerd door het systeem correct functioneren.
- Verzending van communicatie: Alle functies die e-mails versturen (zoals gebruikersmeldingen, automatische formulierantwoorden, factuur- of rapportverzending) gebruiken de actieve configuratie.
- Prioriteit van standaardafzender: Als u de optie "Gebruik als standaardafzender" activeert, krijgt deze verbinding hoogste prioriteit en overschrijft elke andere opgegeven antwoord- of afzendinstelling in formulieren of derde-partijsecties. Wanneer u een configuratie als standaard opslaat, worden alle andere eerder als standaard aangewezen configuraties automatisch uit die rol verwijderd.
