Deze gids laat je zien hoe je een nieuw gesprek via e-mail (of een ander uitgaand kanaal) met een klant start.
1. Een nieuw gesprek starten
1. Klik in de linkerkolom, binnen het vak In behandeling, op de knop Nieuw bericht.
2. Er verschijnt een dropdownmenu. Selecteer het type bericht dat je wilt verzenden (bijvoorbeeld Email, als beschikbaar, of het juiste type uitgaand bericht).
3. Het scherm verandert en toont het formulier voor het "Nieuwe gesprek".
2. De details van het bericht invullen
Nadat je het type bericht hebt geselecteerd, moet je de details van het gesprek opgeven:
1. Ontvanger selecteren: Voer de naam in van de klant aan wie je het bericht wilt sturen en selecteer deze.
2. Onderwerp van het gesprek: Voer een duidelijk en beknopt onderwerp in voor de communicatie.
3. Ontvanger in kopie (CC) (optioneel): Als je een kopie naar extra adressen wilt sturen, voer deze dan in dit veld in.
4. Ontvang antwoorden op (optioneel): Controleer het standaard e-mailadres waarop je de antwoorden van de klant ontvangt. Indien nodig kun je andere mailboxen selecteren.
3. Het bericht schrijven en opmaken
Het tekstvak bevindt zich onderaan het middelste paneel.
1. Klik in het tekstvak met de placeholder Schrijf hier je bericht... en typ de inhoud van je communicatie.
Extra opties:
- Template importeren: Als je vooraf gedefinieerde antwoordmodellen hebt, klik dan op de knop Template importeren en selecteer het model dat je in de berichttekst wilt invoegen.
- Emoji: Klik op het smiley-icoon (<i class="far fa-smile"></i>) om de emoji-selector te openen en voeg emoji's toe aan de tekst.
- Bijlagen: Als het berichttype dit toestaat, kun je bestanden toevoegen met de daarvoor bestemde functie (meestal via het paperclip-icoon, als zichtbaar, of via het menu Acties).
4. De e-mail verzenden
1. Wanneer het bericht compleet en klaar is om te verzenden, klik je op de knop Verzenden (<i class="fas fa-paper-plane"></i>) rechtsonder.
2. Als het verzenden succesvol is, verschijnt het nieuwe gesprek in de lijst In behandeling aan de linkerkant.
> Tip: Als je een lang bericht schrijft, slaat het systeem automatisch een concept op. Als je van gesprek wisselt en teruggaat, staat de tekst er nog steeds.
Antwoord sturen op een bestaand gesprek
Als je moet antwoorden op een reeds gestart gesprek:
1. Klik op het gewenste gesprek in de lijst aan de linkerkant.
2. Typ je antwoord in het tekstvak Schrijf hier je bericht....
3. Klik op Verzenden (<i class="fas fa-paper-plane"></i>). Je antwoord wordt toegevoegd aan de gespreksgeschiedenis.
