Beschrijving: Hiermee kunt u aangepaste orderstatussen maken en automatische e-mails koppelen aan statuswijzigingen, waardoor u volledige controle krijgt over het orderbeheerproces.
Waar is het voor? (Praktische voorbeelden)
Deze tool is essentieel om het verkoopproces en de communicatie met de klant te optimaliseren, vooral als uw workflow specifieke stappen vereist die niet worden gedekt door de vooraf ingestelde statussen van het systeem.
- Standaardisatie van de workflow: Maak specifieke tussenliggende statussen (bijv. "Wacht op grafische goedkeuring", "Documentcontrole bezig") om de voortgang van elke bestelling nauwkeurig te volgen.
- Gerichte communicatie: Stuur automatisch een e-mailmelding naar de klant zodra een bestelling een cruciale fase bereikt, zodat transparantie wordt gegarandeerd en updateverzoeken worden verminderd.
- Opruiming van de interface: Verberg standaard orderstatussen die u niet gebruikt, waardoor het overzicht en de selectie voor uw personeel eenvoudiger worden.
Belangrijkste functies
De functionaliteiten zijn verdeeld in twee gebieden: het aanmaken van nieuwe aangepaste statussen en het wijzigen van de vooraf ingestelde statussen van het systeem.
- Onbeperkt aantal statussen aanmaken: U kunt een onbeperkt aantal nieuwe orderstatussen definiëren, elk met een unieke naam en grafische weergave.
- Grafische personalisatie: Ken elke status een specifieke kleur toe om deze direct herkenbaar te maken in lijsten en orderkaarten.
- Plaatsing in de lijst: Bepaal precies waar u de nieuwe status in de algemene lijst wilt plaatsen, door deze na een bestaande vooraf ingestelde status te positioneren.
- E-mail overschrijven: Voor elke aangepaste status kunt u een volledig nieuwe e-mailinhoud definiëren die naar de klant wordt verzonden wanneer de bestelling naar die status wordt verplaatst.
- Wijzigen van systeemstatussen: U kunt standaard orderstatussen hernoemen, van kleur veranderen of verbergen zonder ze opnieuw te hoeven maken.
Hoe configureert u dit
De configuratie wordt beheerd via twee hoofdtabbladen in het instellingenpaneel van de module.
1. Tabblad "Algemeen" (Aanmaken Aangepaste Statussen)
Deze sectie maakt het mogelijk om uw aangepaste orderstatussen te creëren en beheren. Gebruik de multi-rijenbouwer om nieuwe statussen toe te voegen.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Statusnaam | De naam die verschijnt in lijsten en op orderkaarten. Ondersteunt vertaling in verschillende talen. |
| Labelkleur | De kleurcode (hexadecimaal) die wordt gebruikt voor het label van de status. |
| Toon na | Selecteer een bestaande systeemstatus. De nieuwe aangepaste status wordt direct na deze geselecteerde status in de lijst geplaatst. Als leeg gelaten, wordt deze aan het einde van de lijst toegevoegd. |
| Aangepaste e-mail | Een uitgebreide editor waarmee u tekst, onderwerp en lay-out van de e-mail kunt definiëren die automatisch naar de klant wordt verzonden wanneer de bestelling deze status bereikt. |
2. Tabblad "Vooraf ingestelde statussen bewerken"
Deze sectie is bedoeld voor personalisatie van standaard door het systeem geleverde orderstatussen.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Statusnaam | Voer een nieuwe naam in om de standaardnaam te overschrijven. Als leeg gelaten, blijft de originele naam behouden. |
| Labelkleur | Voer een nieuwe kleurcode in om de standaardkleur te overschrijven. |
| Verberg deze status | Vink dit vakje aan om deze status volledig uit de selectielijst bij orders te verwijderen. |
Opmerking: Wijzigingen in deze sectie worden onmiddellijk toegepast op alle bestaande en toekomstige bestellingen die deze status gebruiken.
Automatische integraties
De module integreert naadloos in het orderbeheerproces:
Integratie binnen het bestelgebied
Alle aangemaakte aangepaste statussen (herkenbaar aan het voorvoegsel aos_ in hun code, maar alleen voor interne referentie) worden automatisch toegevoegd aan dropdownlijsten met orderstatussen in alle delen van het systeem (orderkaart, lijsten, rapporten).
Automatisch e-mails versturen
Wanneer een medewerker de status van een bestelling wijzigt en één van uw geconfigureerde aangepaste statussen selecteert:
1. Detecteert het systeem de statuswijziging.
2. Haalt details op over bestelling en klant.
3. Stuurt onmiddellijk de gedefinieerde gepersonaliseerde e-mail naar de klant met behulp van inhoud die u heeft opgeslagen in de editor.
Dit zorgt ervoor dat klanten correcte en specifieke communicatie ontvangen voor dat processtadium.
