Beschrijving: Compleet hulpmiddel voor het beheren van beschikbaarheid, tarieven en online boekingen van tijdgebonden middelen, zoals kamers, voertuigen of diensten.
Waar is het voor? (Praktische voorbeelden)
Gebruik het om je website om te zetten in een 24/7 operationeel boekingssysteem.
- Hotelbeheer: Hiermee kunnen klanten data selecteren, tarieven bekijken voor verschillende kamertypes en direct online boeken.
- Voertuig- of materieelverhuur: Stel het aantal beschikbare items en de uur- of dagprijs voor verhuur in.
- Verkoopoptimalisatie: Pas automatische kortingen toe voor lange verblijven of toeslagen voor niet behaalde minimale verblijfsduur, waardoor de winst wordt gemaximaliseerd.
Belangrijkste functionaliteiten
1. Beheer van Middelen en Inventaris
Het systeem integreert direct met de secties "Kamers" (of Accommodaties) en "Voertuigverhuur" (of Middelen) om de inventaris te beheren.
- Inventaris: Definieer het totale aantal beschikbare eenheden (bijv. aantal kamers of voertuigen).
- Kamers Configuratie: Stel specifieke regels in per type accommodatie:
- Minimale en maximale verblijfsduur.
- Percentage toeslagen als de minimale verblijfsduur niet wordt gehaald.
- Percentage kortingen voor langere boekingen (meer dan een bepaald aantal dagen).
- Varianten: Maak varianten van dezelfde kamer (bijv. met zeezicht, met balkon) door titel, prijs per nacht, maximaal aantal volwassenen en een speciale fotogalerij op te geven.
- Kinderkosten: Definieer specifieke leeftijdsgroepen voor kinderen en hun kosten per nacht, met de mogelijkheid om aan te geven of een wieg kan worden aangevraagd.
- Master Planner: Een speciale sectie in het controlepaneel die een volledig overzicht biedt van beschikbaarheid en boekingen in kalenderformaat.
2. Flexibele Tarieven en Voorwaarden
Maakt het mogelijk verschillende prijsbeleid toe te passen op dezelfde resource (bijv. standaardtarief, niet-restitueerbaar, speciale aanbieding).
- Toepassingsvoorwaarden: Elk tarief kan gebonden zijn aan precieze regels:
- Minimum- en maximumaantal nachten.
- Minimum- en maximumaantal gasten (volwassenen).
- Geldigheidsdata (bijv. alleen hoogseizoen).
- Minimaal gegarandeerde totaalprijs voor de boeking.
- Tariefopties: Koppel specifieke diensten of voordelen aan elk tarief (bijv. ontbijt inbegrepen, gratis annulering).
3. Publiek Boekingssysteem (Frontend)
De publieke boekingsmodule volgt een begeleid proces in drie stappen:
1. Datum- en Gastselectie: De gebruiker kiest check-in en check-out data en specificeert het aantal volwassenen en kinderen.
2. Resultaten Weergave: Het systeem toont alleen beschikbare middelen voor de gevraagde periode en het aantal gasten.
- Automatische Combinaties: Als geen enkele enkele resource voldoende is om alle gasten te huisvesten, stelt het systeem automatisch gecombineerde pakketten beschikbare kamers voor (bijv. "Pakket: 2 x Tweepersoonskamer") om aan de vraag te voldoen, waarbij de beschikbaarheid van alle afzonderlijke units gegarandeerd is.
- Details: Voor elke resource worden vanaf-prijzen getoond plus details (maximale capaciteit, inbegrepen diensten).
3. Bevestiging en Betaling: De gebruiker kiest het gewenste tarief en vult het contactformulier in of voltooit de betaling (indien vereist).
Hoe configureer je
De configuratie bestaat uit drie hoofdgebieden toegankelijk via het menu Booking Engine:
| Configuratiegebied | Beschrijving | Belangrijke Opties |
|---|---|---|
| Boekingsformulieren | Aanmaken en aanpassen van het formulier dat op de site wordt weergegeven. Bepaalt welke extra velden gevraagd worden (bijv. aantal volwassenen/kinderen) en of directe betaling nodig is. | Insluiting van aangepaste contactformulieren, beschikbaarheidsinstellingen. |
| Tarieven | Definitie van verschillende prijsbeleid en bijbehorende diensten. | Toepassingsvoorwaarden (nachten, gasten, data), inbegrepen opties (bijv. gratis wifi). |
| Master Planner | Visualisatietool om boekingsstatussen en toekomstige beschikbaarheid te monitoren. | - |
| Middelenconfiguratie | Toegankelijk via bewerking van individuele Kamer of Voertuig (via extra tabbladen in het formulier). | Aantal eenheden, verblijfsregels, extra kosten (kinderen/varianten), iCal-synchronisatie. |
Automatische integraties
Kalender Synchronisatie (iCal)
Voor elke resource (kamer of voertuig) is er een synchronisatiesectie:
- Exporteren (uitgaande link): Genereert een unieke iCal-link om bevestigde boekingen naar externe kalenders te exporteren (bijv. Google Calendar, Airbnb, Booking.com).
- Importeren (inkomende link): Laat één of meerdere externe iCal-links invoeren (gescheiden door komma's). Het systeem importeert automatisch evenementen uit deze kalenders als boekingen en blokkeert zo de beschikbaarheid van de resource gedurende die periode.
Opmerking: Synchronisatie van geïmporteerde kalenders gebeurt automatisch via geplande taken.
E-mailautomatiseringen
Het systeem verstuurt automatische communicatie naar zowel klant als beheerder:
- Boekingsoverzicht: Direct na bevestiging van de boeking verzonden.
- Boekingsherinnering: Verzonden vóór aankomstdatum (geautomatiseerd via geplande taken).
Integratie Winkelwagen en Betalingen
Indien het boekingsformulier betaling vereist (volledig bedrag of aanbetaling), integreert het systeem met winkelwagen en checkout:
- De boeking wordt behandeld als een koopbaar product met automatische berekening van totale prijs voor geselecteerde periode en gekozen tarief.
- Na afronding van betaling wordt de boeking automatisch geregistreerd met status "Bevestigd".
Belangrijkste verschillen
De Boekingmotor is ontworpen voor beheer van beperkte inventarissen (bv. 10 kamers, 5 voertuigen) en beheer van start- en einddata (verblijven/verhuur). Als je losse tijdsafspraken wilt beheren of diensten zonder inventarisbeperkingen hebt (bv. consultaties), is waarschijnlijk een generieke afsprakenmodule geschikter.
