Beschrijving: Compleet systeem voor het beheren van afspraken, het bekijken van de interne kalender en het creëren van automatische boekingsinterfaces voor klanten.
Waarvoor is het? (Praktische voorbeelden)
- Gebruik het om alle afspraken en consultaties van je team gecentraliseerd te beheren, met realtime beschikbaarheid.
- Laat klanten zelfstandig diensten, sessies of middelen boeken direct via je website, rekening houdend met werktijden en beschikbaarheid van de medewerkers.
- Automatiseer het verzenden van herinneringen per e-mail of sms vóór de afspraak om no-shows te verminderen.
Belangrijkste functionaliteiten
1. Kalenderbeheer (Afgeschermd Gebied)
De kalender is het controlecentrum voor je team en biedt verschillende weergavemodi:
- Weergaven: Je kunt schakelen tussen maand-, week-, dag- of medewerkerweergave (resource).
- Snelle aanmaak en aanpassing: Door te klikken of te slepen op een vrije tijd kun je een nieuwe afspraak maken. Klikken op een bestaand evenement laat je details aanpassen.
- Flexibel verplaatsen: Afspraken kunnen direct in de kalender versleept en van grootte veranderd worden. Bij wijziging van tijd vraagt het systeem of er een datumwijzigingsmelding naar de klant gestuurd moet worden.
- Labels en kleuren: Ken gekleurde labels toe (instelbaar in de instellingen) aan afspraken voor snelle categorisatie.
- Afspraakdetails: Elke afspraak bevat titel, datum/tijd, notities, toegewezen medewerker, gekoppelde klant en specifieke notificatie-instellingen.
2. Boekingsformulieren (Aanbod van Diensten)
Boekingsformulieren definiëren welke diensten jouw klanten kunnen reserveren:
- Duur en intervallen: Stel de standaardduur van een afspraak in (bijv. 30 minuten) en de tijdsintervallen tussen boekbare slots.
- Toewijzing medewerkers: Koppel het formulier aan één of meerdere beschikbare medewerkers. Je kunt instellen of medewerkers aparte werktijden hebben of dat de klant zelf een medewerker kan kiezen.
- Boekingslimieten: Stel beperkingen in op beschikbaarheid:
- Maximaal aantal afspraken per uur (uurlimiet).
- Maximaal aantal afspraken per dag, week of maand.
- Maximale totaal aantal boekingen voor die dienst.
- Tijdelijke beschikbaarheid: Definieer een datumbereik (start- en einddatum) waarin de dienst geboekt kan worden.
- Integratie met formulier/checkout: Geef aan welk contactformulier of checkoutproces getoond wordt na selectie van datum en tijd (nodig als de dienst kosten heeft).
3. Boekingsinterface (Frontend)
De boekingsmodule die je op de site plaatst leidt de klant door een stapsgewijs proces:
1. Dienstselectie: De klant kiest het type afspraak (als er meerdere zijn geconfigureerd).
2. Medewerkerselectie: Indien ingeschakeld kiest de klant een medewerker.
3. Datumselectie: Er verschijnt een kalender die alleen dagen toont waarop beschikbaarheid is.
4. Tijdselectie: Er worden precieze beschikbare tijdslots getoond voor de gekozen datum.
5. Invoer/Betaling: De klant voltooit de boeking via een contactformulier of betaalt via checkout.
Hoe stel je het in
| Configuratiesectie | Belangrijkste opties | Doel |
|---|---|---|
| Algemeen | Openingstijden | Bepaalt globale openingstijden van de kalender. |
| Weergaveformaat | Pas aan hoe afspraken intern getoond worden (bijv. [Medewerker] Titel (Klant)). | |
| Permalink formulieren | Bepaalt ouderpagina voor publieke URL’s van boekingsformulieren. | |
| Labels | Labellijst | Maak en beheer gekleurde labels om afspraken visueel beter te organiseren. |
| Klantengebied | Sectie activeren | Maakt pagina "Mijn afspraken" zichtbaar in afgeschermd klantengebied. |
| Introductietekst | Pas bericht aan dat klanten zien in hun afspraaksectie. |
Automatische integraties
1. Marketingautomatiseringen (Pipeline)
De kalender integreert met automatiseringsplatformen om acties te triggeren of op gebeurtenissen te reageren:
| Trigger (Startgebeurtenis) | Beschrijving |
|---|---|
| Afspraak geboekt | Wordt meteen geactiveerd nadat een klant succesvol heeft geboekt. |
| Afspraak geannuleerd | Wordt geactiveerd wanneer een afspraak wordt geannuleerd (door klant of medewerker). |
| Aankomende afspraak | Wordt geactiveerd vlak vóór starttijd van afspraak (instelbaar in uren, nuttig voor herinneringen). |
| Afspraak gestart | Wordt geactiveerd bij starttijd van afspraak (handig voor opvolging na service). |
Automatische actie:
- Maak afspraak aan: Voegt automatisch een nieuwe afspraak toe aan de kalender voor een specifieke klant, gebruikmakend van vaste datum, relatieve datum (bv "+1 week") of dynamisch veld (shortcode).
2. Klantengebied
- Klanten kunnen hun toekomstige en afgelopen afspraken bekijken.
- Indien toegestaan door het boekingsformulier kan de klant zelf toekomstige afspraken annuleren via speciale link.
3. Communicatie- en rapportagetools
- Transactionele e-mails: Automatisch verstuurde samenvattende mails, herinneringen en annuleringen naar zowel klant als toegewezen medewerker; volledig aanpasbare inhoud.
- Rapportage: Een speciale databron is beschikbaar om analytische rapporten te maken over: aantal afspraken, gemiddelde duur, verdeling per boekingsformulier en medewerker.
- Chatbot & API: Speciale functies stellen externe tools zoals chatbots in staat beschikbaarheid op te vragen en afspraken aan te maken binnen het systeem.
4. Visuele blokken (Visual Builder)
Naast hoofdboekingsblok is er ook het blok:
- Toevoegen aan Kalender: Creëer een knop waarmee gebruikers een evenement met vooraf ingevulde titel, beschrijving en tijd direct kunnen toevoegen aan hun persoonlijke agenda (bijv Google Calendar).
Belangrijkste verschillen
De module Kalender en Boekingen is specifiek ontworpen om tijdgebonden diensten te beheren (met gedefinieerde duur en begin/eindtijd) én menselijke middelen/beschikbaarheid (medewerkers). Het is geen simpele lijst evenementen maar een capaciteit-managementsysteem.
