Beschrijving: Deze tool maakt het mogelijk om precieze regels te definiëren voor het automatisch toewijzen van nieuwe klanten (of bestaande klanten die aan bepaalde voorwaarden voldoen) aan de betreffende operators of teams binnen het systeem.
Waarvoor is het bedoeld? (Praktische voorbeelden)
Gebruik Automatische klanttoewijzing om de workflow te optimaliseren en ervoor te zorgen dat elk contact wordt beheerd door de juiste persoon.
- Belastingverdeling: Verdeel nieuwe leads gelijkmatig onder de leden van het verkoopteam, zodat niet één enkele operator overbelast raakt.
- Specialisatie: Wijs automatisch klanten toe die afkomstig zijn uit een specifieke marketingcampagne (lijst) of die een bepaald label hebben (bijv. "VIP") aan operators die gespecialiseerd zijn in dat segment.
- Capaciteitsbeheer: Stel maximale limieten in voor het aantal klanten dat een operator kan beheren, zodat toewijzing stopt zodra de capaciteit is bereikt.
Belangrijkste functies
1. Automatische toewijzing op basis van regels
Het is mogelijk om één of meer toewijzingscriteria te definiëren die worden uitgevoerd telkens wanneer een nieuwe klant wordt toegevoegd of wanneer bepaalde marketingacties plaatsvinden.
- Meerdere criteria: Elk criterium kan gebaseerd zijn op:
- Lidmaatschap van specifieke Marketinglijsten.
- Toepassing van specifieke Labels op het contact.
- Voldoen aan Complexe voorwaarden (via de Query Builder).
- Ontvangers: De toewijzing kan gericht zijn op specifieke Gebruikers of op alle gebruikers met bepaalde Rollen.
- Rotatie (Round-Robin): Indien ingeschakeld wijst het systeem klanten sequentieel toe aan beschikbare gebruikers, wat zorgt voor een gelijkmatige verdeling. Indien uitgeschakeld wordt de klant toegewezen aan alle gebruikers die in het criterium zijn gedefinieerd.
2. Capaciteitslimieten per operator
Elke operator kan een maximum aantal klanten tegelijk beheren. Als een operator deze limiet bereikt, wordt hij uitgesloten van automatische rotatie totdat er ruimte vrijkomt.
3. Integratie met Pipeline (indien actief)
Als de Pipeline-module actief is, kunnen specifieke capaciteitslimieten worden ingesteld voor elke Pipeline-groep. De operator wordt uitgesloten van toewijzing als hij het limiet heeft bereikt voor contacten in een specifieke werkfase.
4. Handmatige massatoewijzing
Maakt het mogelijk om eenmalig een toewijzingsproces te starten voor een groep bestaande klanten (gefilterd op Lijsten of Labels), handig om eigendom van leads te herstructureren.
Hoe stel je het in
De configuratie is verdeeld in twee gebieden: Globale Regels (in het hoofdscherm van de module) en Operatoropties (in het gebruikersbeheerpaneel).
1. Configuratie van Globale Regels (Automatische toewijzing)
Deze sectie definieert hoe en aan wie het systeem klanten moet toewijzen. Je kunt meerdere toewijzingscriteria toevoegen die achtereenvolgens worden uitgevoerd.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Toewijzingscriterium | Kies of je klanten wilt filteren op basis van Marketinglijsten, Gebruikerslabels of Complexe voorwaarden. |
| Selecteer lijsten/labels/voorwaarden | Definieer de specifieke filters waaraan de klant moet voldoen om binnen dit criterium te vallen. |
| Aan welke gebruikers wil je toewijzen... | Selecteer de specifieke operators die de klanten ontvangen. |
| Aan welke rollen wil je toewijzen... | Selecteer de rollen (bijv. "Junior verkopers") die de klanten ontvangen. |
| Toewijzen via rotatie | Indien aangevinkt verdeelt het systeem klanten één voor één onder beschikbare gebruikers, rekening houdend met hun capaciteitslimieten. Indien niet aangevinkt krijgt elke geselecteerde gebruiker en rol de klant toegewezen. |
2. Configuratie van Limieten per Operator (Gebruikersbeheer)
Deze instellingen bevinden zich in de sectie "Automatische klanttoewijzing" binnen het profiel van elke operator.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Totaal aantal toewijsbare klanten | Het maximale aantal klanten dat een operator tegelijkertijd kan beheren. Bij bereiken van deze limiet wordt de operator uitgesloten van automatische rotatie. |
| Pipeline-toewijzing | Als de Pipeline-module actief is, kun je specifieke Pipeline-groepen inschakelen en per groep een Gelijktijdige contactenlimiet instellen. Dit beperkt het aantal contacten dat een operator mag hebben in die werkfase. |
3. Handmatige Toewijzing
Deze sectie maakt massale toewijzing mogelijk voor reeds aanwezige klanten in het systeem.
1. Toewijzingscriterium: Kies of je wilt filteren op Lijsten of Labels.
2. Selecteer lijsten/labels: Definieer de doelgroepklanten.
3. Ontvangende gebruikers: Selecteer operators aan wie de klanten worden toegewezen.
4. Gedrag ten aanzien van huidige eigenaren:
- Behoud alleen nieuwe eigenaren: Oude eigenaren worden verwijderd.
- Behoud zowel oude als nieuwe eigenaren: Nieuwe operators worden toegevoegd aan bestaande eigenaarslijst.
5. Klik op Leads toewijzen om het proces te starten.
Automatische integraties
De module werkt onzichtbaar op de achtergrond en reageert op belangrijke systeemgebeurtenissen.
Directe toewijzing
Automatische toewijzing vindt onmiddellijk plaats wanneer:
- Een nieuwe klant wordt toegevoegd aan het systeem.
- Een marketingautomatisering of specifieke campagne een toewijzingstrigger activeert.
Automatisch routeren van communicatie
In "Instellingen > E-mail" binnen de module is er optie:
- Verzoek sturen naar operators in plaats van site-admin: Als dit ingeschakeld is, controleert het systeem bij ontvangst van communicatie door een klant (bv via intern berichtenstelsel) wie eigenaar is en stuurt gesprekken direct naar hem, in plaats van naar algemene beheerder.
Belangrijkste verschillen
Deze tool is essentieel voor workload management en eerlijke verdeling. In tegenstelling tot eenvoudige handmatige toewijzing zorgt Automatische klanttoewijzing ervoor dat contacten volgens vooraf gedefinieerde regels worden verdeeld, waarbij vooral rekening wordt gehouden met ieders beheercapaciteit.
