Beschrijving: Deze module maakt het mogelijk om een lijst met benodigde documenten te definiëren die klanten rechtstreeks vanuit hun persoonlijke omgeving kunnen uploaden. Het vergemakkelijkt het verzamelen, beheren en archiveren van belangrijke bestanden die aan elke gebruiker zijn gekoppeld.
Waarvoor is het bedoeld? (Praktische voorbeelden)
Het gebruik van de tool Klantdocumenten is essentieel voor onboarding en compliancebeheer:
- Verzameling van juridische documenten: Vraag automatisch identiteitsbewijzen, uittreksels uit het handelsregister of ondertekende contracten op bij nieuwe klanten tijdens de registratie of later.
- Beheer van compliance: Zorg ervoor dat elke klant de benodigde certificeringen of licenties heeft geüpload voordat ze toegang krijgen tot bepaalde diensten.
- Gecentraliseerde archivering: Bekijk en beheer alle documenten van een klant in één speciale sectie binnen het beheerpaneel.
Belangrijkste functies
1. Definitie van documenten
De beheerder kan een onbeperkte lijst maken van vereiste documenttypes (bijv. "Identiteitsbewijs", "Ondertekend Contract", "Inschrijvingsbewijs").
2. Flexibele uploadmodi
Voor elk gedefinieerd document kan de uploadmodus worden ingesteld:
- Optioneel: De klant kan kiezen of hij het wil uploaden.
- Verplicht: De klant moet het bestand uploaden.
- Alleen door beheerders uploadbaar: Het document is zichtbaar voor de klant, maar alleen intern personeel kan het uploaden of wijzigen.
3. Aanvraag van aanvullende gegevens
Naast het bestand kan de klant gevraagd worden tekstuele informatie in te vullen (bijv. "Vervaldatum", "Protocolnummer"). Deze tekstvelden worden door de beheerder gedefinieerd en aan de klant getoond bij het uploaden.
4. Klantzijde beheer (Persoonlijke omgeving)
Klanten hebben een speciale sectie waar zij kunnen:
- De lijst met gevraagde documenten bekijken.
- De gevraagde bestanden uploaden (afbeeldingen, PDF's, enz.).
- Reeds geüploade bestanden bekijken, inclusief uploaddatum en een voorbeeldweergave (indien afbeelding).
- De extra gevraagde tekstvelden invullen voor dat document.
5. Beheerderzijde beheer
In het beheerpaneel van elke klant kan de beheerder:
- De uploadstatus van alle documenten bekijken.
- Bestanden die door de klant zijn geüpload downloaden of bekijken.
- Documenten handmatig bewerken of vervangen.
- Toegevoegde aanvullende gegevens die door de klant zijn ingevoerd bekijken en aanpassen.
Hoe wordt het geconfigureerd
De configuratie van de module is verdeeld in twee hoofdsecties:
1. Algemene instellingen (Definitie van documenten)
In deze sectie worden specifieke documenten gedefinieerd die je wilt opvragen.
| Veld | Beschrijving | Beschikbare opties |
|---|---|---|
| Documentnaam | De naam die aan de klant wordt getoond (bijv. "Rijbewijs"). | Vrije tekst. |
| Uploadmodus | Bepaalt wie het document moet of mag uploaden. | Optioneel, Verplicht, Alleen door admins uploadbaar. |
| Vraag gegevensinvoer aan | Activeert extra tekstvelden gekoppeld aan het bestand. | Ja/Nee (Checkbox). |
| Welke gegevens wil je vragen? | Als bovenstaande optie actief is, voer dan de namen in van de gevraagde velden (bijv. Uitgiftedatum, Uitgifteplaats). | Lijst met labels gescheiden door komma's. |
2. Instellingen Persoonlijke Omgeving
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Sectie tonen in persoonlijke omgeving | Schakelt het menu-item "Mijn documenten" in of uit in de persoonlijke omgeving van de klant. |
| Introductietekst | Een tekstveld (met opmaakondersteuning) om instructies of een welkomstbericht te geven in de documentensectie. |
| Maak documentupload verplicht | Indien geselecteerd, wordt het verplicht om alle documenten gemarkeerd als "Verplicht" te uploaden voor volledige toegang tot de persoonlijke omgeving. |
Automatische integraties
De module "Klantdocumenten" integreert automatisch met andere systeemfuncties om databeheer te verbeteren:
Weergave en filters in Klantbeheer
- Kolom in klantenlijst: Er wordt een kolom toegevoegd aan de algemene tabel met klanten die snel aangeeft of een klant documenten heeft geüpload (Ja/Nee).
- Geavanceerde zoekfilters: Je kunt klanten filteren op basis van de uploadstatus van een specifiek document. Bijvoorbeeld: alle klanten zoeken die het "Identiteitsbewijs" wel of niet hebben geüpload.
- Samenvatting in klantprofiel: In het overzichtstabblad van elke klant wordt een box getoond die aangeeft of documenten "Geüpload" of "Niet geüpload" zijn.
Gegevensbeheer
- Automatische dataopruiming: Wanneer een klantrecord uit het systeem wordt verwijderd, worden alle via deze module geüploade documenten automatisch uit het archief verwijderd om privacy te waarborgen en ruimte vrij te maken.
Toegang via API
De module biedt API-functionaliteiten waarmee externe systemen kunnen:
- Een document toevoegen: Een document voor een specifieke klant via externe oproep uploaden.
- Documenten opvragen: Status en details ophalen van alle documenten van een klant.
(Opmerking: API-toegang vereist technische kennis en wordt meestal gebruikt voor aangepaste integraties met software van derden.)
