Beschrijving: Dit hulpmiddel maakt het mogelijk om Vervoersdocumenten (DDT) te genereren, beheren en af te drukken rechtstreeks vanuit de in het systeem geregistreerde verkooporders.
Waarvoor dient het? (Praktische voorbeelden)
Gebruik de DDT-module om:
- Te voldoen aan fiscale en logistieke verplichtingen, zodat elke verzending vergezeld gaat van de benodigde documentatie.
- De status van voorbereiding en verzending van orders direct vanuit de verkooplijst te volgen.
- Snel in bulk vervoersdocumenten te genereren voor meerdere orders die klaar zijn voor verzending.
Belangrijkste functies
1. Aanmaak en beheer van het DDT
Binnen het detailtabblad van elke verkooporder is een sectie beschikbaar voor DDT's.
- Aanmaak: Als het DDT nog niet bestaat, kan het worden aangemaakt. Het systeem stelt automatisch het eerste beschikbare DDT-nummer voor het huidige jaar voor, maar de gebruiker kan dit nummer vóór aanmaak wijzigen, mits het ingevoerde nummer nog niet is gebruikt.
- Weergave: Zodra het is aangemaakt, wordt het veld met het DDT-nummer vergrendeld om de numerieke volgorde te waarborgen.
- Annulering: Een bestaand DDT kan worden geannuleerd (verwijderd) als het niet meer nodig is of per ongeluk is gegenereerd.
2. Afdrukken van het document
Het systeem maakt afdrukken van het DDT mogelijk in een formaat dat geoptimaliseerd is voor logistieke printopdrachten. Afdrukken kan worden gestart:
- Vanuit het detailtabblad van de order (knop Afdrukken).
- Direct vanuit de verkooplijst (zie volgende sectie).
3. Inhoud van het DDT
Het gegenereerde document bevat alle essentiële informatie voor transport:
- Bedrijfsgegevens: Logo en gegevens van de Verzender (jouw bedrijf).
- Logistieke gegevens: Ontvanger en Bestemmingplaats (indien anders dan facturatieadres).
- Artikelen: Gedetailleerde tabel van producten in de order, met code, omschrijving en hoeveelheid.
- Verzendoverzicht: Totaal aantal colli en totaalgewicht van de goederen.
- Handtekeningen: Ruimte gereserveerd voor handtekening van verzender, koerier en ontvanger.
Automatische integraties
1. DDT-tabblad in de verkooporder
Een nieuw tabblad genaamd DDT wordt automatisch toegevoegd binnen het beheergebied Verkoop, waarmee je specifieke documenten kunt aanmaken, afdrukken of annuleren voor de getoonde order.
2. Snelle bediening vanuit lijsten
In de hoofdtafel van Verkoop worden twee functies toegevoegd om workflows te versnellen:
- Statuskolom: Een extra kolom toont direct of voor die order een DDT is Gegenereerd of Nee. De lijst kan op deze status worden gefilterd.
- Contextuele acties: Je kunt één of meerdere orders selecteren en via het contextmenu massale acties uitvoeren:
- Genereer DDT: Maakt automatisch DDT’s aan voor alle geselecteerde orders die er nog geen hebben, waarbij opeenvolgende nummers worden toegekend.
- Print DDT: Drukt de DDT’s af voor geselecteerde orders waarvoor ze al zijn gegenereerd.
3. Gegevensexport
Bij exporteren van verkoopgegevens (bijvoorbeeld naar CSV- of Excel-formaat) voegt het systeem automatisch een directe link toe om toegang te krijgen tot en download van het bijbehorende DDT per order.
