Beschrijving: Hiermee kunt u automatisch fiscale documenten (facturen) genereren en beheren direct vanuit de gemaakte verkopen, geïntegreerd met de externe service eInvoix.
Waarvoor is het bedoeld? (Praktische voorbeelden)
Dit hulpmiddel is essentieel om het factureringsproces te automatiseren en fiscale naleving voor online verkopen te garanderen.
- Automatische generatie: Gebruik het om elektronische facturen automatisch aan te maken en te verzenden zodra een bestelling is betaald, waardoor handmatige tussenkomst wordt geëlimineerd.
- Gecentraliseerde opslag: Hiermee kunt u de facturatiestatus van elke bestelling rechtstreeks binnen het verkoopbeheerplatform bijhouden.
- Fiscale validatie: Zorgt ervoor dat de fiscale gegevens van de klant (Partita IVA en Codice Fiscale) geldig zijn voordat het document wordt gegenereerd.
Belangrijkste functies
1. Documentbeheer per bestelling
Binnen het detailtabblad van elke bestelling (in de module "Fatturazione Vendite") is er een speciale sectie voor eInvoix waarmee u:
- Het document genereren: Als het document nog niet is aangemaakt, kunt u dit handmatig doen. Er worden een Onderwerp en Notities gevraagd die in de factuur moeten worden opgenomen.
- Het document synchroniseren: Als het document intern is aangemaakt maar nog niet naar de eInvoix-service is verzonden, kunt u het verzenden en synchroniseren forceren.
- De status bekijken: Zodra het document correct is gegenereerd op de externe service, verschijnt er een bevestigingsbericht met de aanmaakdatum.
- Het document verwijderen: Het gekoppelde fiscale document kan indien nodig worden verwijderd.
2. Automatische gegevensvalidatie
Het systeem controleert automatisch de door de klant ingevoerde facturatiegegevens (Partita IVA en Codice Fiscale) voordat het document wordt gegenereerd, waarbij wordt gegarandeerd dat de gegevens in een correct en volledig formaat zijn (bijvoorbeeld controle op aanwezigheid van Bedrijfsnaam als er een Partita IVA is ingevoerd).
3. Foutafhandeling
Bij problemen tijdens het genereren (bijv. ontbrekende of ongeldige fiscale gegevens, of dubbele documenten) waarschuwt het systeem de gebruiker met een duidelijke melding waarin de oorzaak van de fout wordt aangegeven.
Hoe te configureren
De configuratie van de module bestaat uit twee fasen: authenticatie met de externe service en het definiëren van automatiseringsregels.
Authenticatie (Verbinding maken met eInvoix-service)
Om de module te activeren moet uw eInvoix-account worden gekoppeld door API-gegevens in te voeren.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Identificativo venditore | De unieke identificatie verstrekt door eInvoix (usr). |
| Codice autorizzazione | De geheime autorisatiecode verstrekt door eInvoix (pwd). |
Configuratie-opties
De belangrijkste instellingen bevinden zich in het configuratiescherm van de plugin.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Ignora campi obbligatori | Indien ingeschakeld kunnen fiscale documenten worden gegenereerd ook als de klant geen Partita IVA of Codice Fiscale heeft opgegeven. Let op: gebruik van deze optie garandeert mogelijk geen volledige fiscale naleving. |
| Invio automatico delle fatture | Indien ingeschakeld probeert het systeem automatisch de factuur te genereren en te verzenden naar eInvoix zodra een bestelling als betaald staat geregistreerd. |
| Applica marca da bollo | Indien ingeschakeld wordt automatisch €2 toegevoegd voor belastingzegels aan alle facturen waarvan het totaalbedrag hoger is dan €77,47. |
| Note predefinite | Standaardtekst die automatisch wordt ingevuld in het veld "Notities" van elk nieuw gegenereerd document. |
Automatische integraties
Geplande automatische generatie
Als optie "Invio automatico delle fatture" actief is, voert het systeem periodiek controles uit op betaalde bestellingen zonder gekoppeld fiscaal document.
1. Documentcreatie: Er wordt een voorlopig document gemaakt met gegevens van bestelling en klant.
2. Synchronisatie: Het document wordt naar eInvoix gestuurd voor elektronische factuurgeneratie.
3. Foutmeldingen: Bij mislukking van automatische generatie (bijv. wegens onvolledige of ongeldige fiscale gegevens) stuurt het systeem een melding naar beheerder met specifieke bestelling en foutreden, zodat handmatige interventie mogelijk is.
Documentstatus in besteloverzicht
De module voegt een kolom toe aan de verkoopsamenvattingstabel (in module "Fatturazione Vendite") die direct de status toont van het fiscale document gekoppeld aan die bestelling:
- N/A: Geen gekoppeld document.
- Niet verzonden: Document intern aangemaakt maar nog niet gesynchroniseerd met eInvoix (vaak door validatiefout).
- Factuur (of ander type document): Document correct gegenereerd en gesynchroniseerd met externe service.
