Beschrijving: Essentieel hulpmiddel om proactief de vervaldatums van diensten, contracten of producten die aan klanten worden geleverd te monitoren, registreren en beheren.
Waarvoor dient het? (Praktische voorbeelden)
- Verlies van omzet voorkomen: Houd op een georganiseerde manier de verlengingsdata bij van jaarlijkse onderhoudscontracten, softwarelicenties of abonnementen, zodat tijdig herinnerd kan worden.
- Verbetering van de klantervaring: Bied klanten een duidelijk en toegankelijk overzicht van hun actieve diensten en de mogelijkheid om deze snel te verlengen vanuit hun persoonlijke omgeving.
- Automatisering van communicatie: Stel automatische e-mailherinneringen in voordat een dienst verloopt, waardoor handmatig werk vermindert.
Belangrijkste functionaliteiten
- Gedetailleerd beheer van operaties: Hiermee kunt u specifieke deadlines toevoegen, wijzigen of verwijderen voor elke klant. Het is mogelijk belangrijke details vast te leggen zoals het artikel of de dienst, hoeveelheid, bedrag, notities, ingangsdatum en vervaldatum.
- Automatische verlenging: Wanneer een klant een dienst verlengt (bijvoorbeeld via winkelwagen en afrekenen), berekent het systeem automatisch de nieuwe vervaldatum op basis van de voor die dienst gedefinieerde duur (dagen, weken, maanden of jaren).
- Financieel overzicht klant: In het tabblad van elke klant worden snelle overzichten getoond die het totale kapitaal aangeven met betrekking tot actieve en afgesloten deadlines.
- Geavanceerde rapportage: Het is mogelijk gedetailleerde operationele rapporten over deadlines te genereren, met de mogelijkheid om gegevens te filteren op ingangs- en vervaldata.
- Acties volgen: Hiermee kunnen acties die op klanten zijn uitgevoerd worden geregistreerd en weergegeven in het dashboard, met de mogelijkheid om herinneringsactiviteiten als voltooid te markeren.
Hoe wordt het geconfigureerd
De hoofdconfiguratie vindt plaats via het instellingenpaneel van de module. Deze opties definiëren standaard datasets die gebruikt kunnen worden om deadlines te categoriseren.
| Configuratie-optie | Beschrijving |
|---|---|
| Herkomst | Definieert een lijst met mogelijke bronnen of oorsprongen voor uw deadlines. |
| Bankinstellingen | Definieert een lijst met banken of entiteiten gerelateerd aan deadlines (indien relevant voor uw sector). |
| Producten | Definieert een lijst met standaard product- of dienstnamen die onderhevig zijn aan deadlines. |
Automatische integraties
Deze module koppelt automatisch aan andere delen van het systeem om het beheer van deadlines te optimaliseren.
Administratief gebied (Dashboard en klantkaarten)
- Widget "Binnenkort verlengen": Toont direct een lijst met deadlines die binnen 7 dagen plaatsvinden, zodat het team snel kan handelen.
- Widget "Te doen vandaag": Toont acties geregistreerd in de klantgeschiedenis voor de huidige dag, met de mogelijkheid ze eenvoudig als voltooid te markeren.
- Nieuwe kolom "Herinneringsdatum": Voegt een kolom toe in de hoofdtabel van klanten die de datum aangeeft van de laatste geregistreerde herinneringsactie, wat monitoring vergemakkelijkt.
- Tabblad "Deadlines" in klantkaart: Voegt een speciale sectie toe binnen het klantenprofiel om volledige geschiedenis van alle operaties weer te geven en nieuwe deadlines toe te voegen via een speciale knop.
Klantgebied (Frontend)
- Sectie "Mijn deadlines": Klanten hebben toegang tot een speciale sectie in hun persoonlijke omgeving waar zij alle actieve diensten zien, inclusief vervaldatum en resterende dagen.
- Snelle verlenging: Als een deadline nabij is (binnen 30 dagen), kan de klant op een knop klikken om direct naar afrekenen te gaan en de dienst te verlengen.
Automatiseringen en communicatie
- Automatisch verzenden van e-mailherinneringen: Het systeem stuurt automatisch notificatie-e-mails naar klanten enkele dagen vóór afloop (aantal dagen configureerbaar in de Membership-module).
- Melding verlopen deadline: Als een dienst verloopt zonder verlenging, stuurt het systeem een waarschuwingsmail en activeert een specifieke trigger in het Marketing Automation-systeem. Dit maakt gerichte campagnes mogelijk (bijvoorbeeld een reeks e-mails voor klantterugwinning).
