Beschrijving: Deze tool maakt het mogelijk om automatisch de gegevens die via lead acquisitieformulieren (Lead Ads) van Meta (Facebook en Instagram) worden verzameld, direct in jouw CRM-systeem te synchroniseren.
Waar is het voor? (Praktische voorbeelden)
Gebruik het Lead Forms formulier om het beheer van contacten afkomstig uit jouw advertentiecampagnes op Meta te automatiseren.
- Centralisatie van data: Je hoeft geen CSV-bestanden meer handmatig te downloaden vanuit Meta Business Suite. Alle nieuwe leads worden geïmporteerd en opgeslagen als klantgegevens in jouw database.
- Snelheid van reactie: Zorg dat je team onmiddellijk een melding ontvangt telkens wanneer een gebruiker een formulier invult, waardoor de commerciële reactietijd wordt verkort.
- Automatische segmentatie: Ken automatisch labels (tags) toe of schrijf nieuwe contacten in op specifieke marketinglijsten op basis van het ingevulde formulier.
Belangrijkste functies
Het systeem beheert de volledige levenscyclus van de lead, van het invullen van het formulier tot de registratie als klant.
- Automatische synchronisatie: Nieuwe leads worden periodiek en zelfstandig geïmporteerd, zodat de gegevens altijd up-to-date zijn.
- Geforceerde import: Het is mogelijk om handmatig de import van leads op elk moment te starten indien nodig.
- Veldmapping: Hiermee kun je de velden die door het Meta-formulier worden gevraagd (bijv.
fullname,phonenumber) koppelen aan standaardvelden in jouw klantenbestand (bijv. Voornaam, Achternaam, Telefoon, Adres). - Foutafhandeling: Het systeem is ontworpen om automatisch om te gaan met oproeplimieten opgelegd door de Meta API's, waarbij import tijdelijk wordt gepauzeerd om blokkades te voorkomen en zo snel mogelijk wordt hervat.
- Geschiedenis van inzendingen: Er wordt een gedetailleerd logboek bijgehouden van elke geïmporteerde lead, inclusief ruwe en geformatteerde gegevens.
Hoe stel je het in
De configuratie van het formulier verloopt in twee stappen:
1. Verbinding maken met Meta-account
Om leads te kunnen importeren moet je het systeem autoriseren om gegevens van jouw Meta-pagina’s en advertenties te lezen.
| Vereiste | Detail |
|---|---|
| Autorisatie | Je moet inloggen en OAuth-autorisatie geven via het Meta-account dat de Pagina’s en Advertentieaccounts beheert waarin de leadformulieren zich bevinden. |
| Benodigde permissies | Het systeem vraagt leesrechten voor leads en beheerrechten voor advertenties (alleen-lezen) om toegang tot de data te verkrijgen. |
2. Configuratie van specifieke formulieren
Nadat je het account hebt gekoppeld, geef je aan welke leadformulieren actief gesynchroniseerd moeten worden en hoe hun gegevens behandeld moeten worden.
| Configuratie-optie | Doel |
|---|---|
| Actieve status | Schakel synchronisatie in of uit voor een specifiek formulier. |
| Veldmapping | Bepaal hoe formuliergegevens (bijv. E-mail, Telefoon) ingevuld moeten worden in jouw Klantendatabasevelden. |
| Labeltoewijzing (Tag) | Specificeer een CRM-label (bijv. "Lead Facebook Campagne X") dat automatisch aan de nieuwe klantgegevens wordt toegekend. |
| Marketinginschrijving | Schrijf nieuwe contacten automatisch in op een specifieke marketinglijst (bijv. Nieuwsbrief, Promoties). |
| CRM-taal | Selecteer de standaardtaal die aan nieuwe klanten in het CRM wordt toegekend. |
| UTM-code | Indien aanwezig, koppel een specifieke UTM-code aan alle leads afkomstig uit dit formulier om herkomst te traceren. |
| Melding bericht | Schakel automatische interne conversaties in voor elke ontvangen nieuwe lead. |
| Aangepaste ontvangers | Geef e-mailadressen of interne gebruikers op die direct een melding moeten ontvangen over leads uit dit formulier. |
Automatische integraties
Het Lead Forms formulier integreert diepgaand met andere systeemfuncties om workflow te automatiseren.
Automatisch aanmaken van klantgegevens
Wanneer een lead wordt geïmporteerd:
1. Controleert het systeem of de gebruiker al bestaat (via e-mail).
2. Als deze niet bestaat, wordt er een nieuw klantprofiel aangemaakt waarbij velden zoals Naam, Achternaam, Contactgegevens, Adres en Facturatiegegevens worden ingevuld volgens de gedefinieerde mapping.
3. Worden automatisch marketinginschrijvingen en CRM-labels toegepast zoals ingesteld tijdens configuratie.
Meldingen en interne gesprekken
Voor elke nieuw geïmporteerde lead genereert het systeem een intern bericht met type "Meta Leads" dat:
- Alle door de gebruiker ingevulde gegevens uit het Meta-formulier toont.
- Een nieuw gesprek start met verwijzing naar het specifieke formulier.
- De opgegeven interne ontvangers (of standaardbeheerder) waarschuwt via notificatie of e-mail afhankelijk van instellingen.
Geplande automatische taken
Datensynchronisatie vindt plaats op de achtergrond via geplande automatische taken (cronjobs), die regelmatig draaien om ervoor te zorgen dat nieuwe leads tijdig worden geïmporteerd zonder handmatige tussenkomst. Planning activeert automatisch zodra minstens één actief Meta-formulier aanwezig is.
