Deze gids legt uit hoe je het begeleidende bericht en de ontvangers kunt aanpassen voordat je een fiscaal document (zoals Factuur of Ontvangstbewijs) via e-mail of sms verzendt.
Vereiste: Het fiscale document moet zijn gegenereerd of geconfigureerd binnen het systeem.
Verzend- en aanpassingsprocedure
1. Zoek in het tabblad van je Order of Verkoop het beheerblok van het fiscale document.
2. Klik op de knop Verzend [Documentnaam] (of Configureer [Documentnaam], als het document nog niet is verzonden).
- Er opent een modaal venster met de titel "Document verzenden".
1. Aanpassen van het e-mailbericht
Het venster is verdeeld in twee secties. De linkerkolom is gewijd aan het aanpassen van de e-mailtekst.
1. Aangepast bericht: In deze sectie wordt een voorbeeld weergegeven van de e-mailtekst die verzonden zal worden.
- Documenttitel: Klik op de titel van het document (bijvoorbeeld "Factuur [Nummer]") om deze direct in de berichttekst te wijzigen.
- Berichttekst: Gebruik de teksteditor om de standaard e-mailtekst aan te passen.
2. Configuratie van de e-mailverzendgegevens
De rechterkolom bevat de verzendinstellingen.
1. Onderwerp: Voer het onderwerp van de e-mail in of wijzig dit; dit is wat de ontvanger in zijn mailbox zal zien.
2. Ontvanger(s)/e-mail: Voer de e-mailadressen in waarnaar het document verzonden moet worden.
- Je kunt meerdere ontvangers invoeren door ze te scheiden met een komma of door na elk adres op
Enterte drukken.
3. Shortcodes: Gebruik de tabel met shortcodes onderaan de kolom om dynamisch informatie over de klant of de bestelling (bijv. {klant-naam}, {order-url}) in de berichttekst of het onderwerp in te voegen.
3. SMS-notificatie verzenden (optioneel)
Je kunt naast de e-mail ook een sms-notificatie naar de klant sturen.
1. Vink in de sectie SMS-notificatie verzenden het vakje aan om deze functie te activeren.
2. SMS-ontvangers: Voer de telefoonnummers in waarnaar de notificatie verzonden moet worden. Meerdere nummers zijn mogelijk.
3. Afzender: Selecteer de naam van de afzender die op de telefoon van de ontvanger zal verschijnen (bijv. MS Agentschap of FW360).
4. Aangepaste SMS: Pas de tekst van het sms-bericht aan. Ook hier kun je shortcodes gebruiken.
4. Afronden van het verzenden
1. Nadat je de aanpassingen hebt voltooid, klik je op de knop Verzenden onderaan het modale venster.
Het systeem zal het document naar de opgegeven ontvangers sturen en de verzenddatum registreren. Als het verzenden mislukt, wordt een foutmelding weergegeven.
