Deze gids beschrijft de procedure voor het verzenden van een fiscaal document (Factuur, Ontvangstbewijs, Proforma, enz.) per e-mail en optioneel via SMS, rechtstreeks naar de klant.
Verzendprocedure
Volg deze stappen om het document te verzenden:
1. Start met het voorbereiden van de verzending
1. Ga naar het tabblad van het document binnen de bestelling.
2. Zoek de sectie E-mail personaliseren.
3. Klik op de knop Verzend [Documenttype] (of Configureer [Documenttype] als het document nog niet is gegenereerd in Fattura24).
Er opent een modaal venster met de titel "Document verzenden" (of "Genereren en verzenden van document", afhankelijk van de instellingen).
2. Configureer de e-mail
Aan de linkerkant van het venster vind je opties om de inhoud van de e-mail aan te passen, terwijl je aan de rechterkant het onderwerp en de ontvangers kunt definiëren.
1. Aangepast bericht: Wijzig de titel en de inhoud van het bericht dat bij het document wordt gevoegd.
- Het bovenste veld is de titel van het document in de e-mail.
- Het onderste veld is de hoofdtekst van het bericht (teksteditor).
2. Onderwerp: Voer het onderwerp van de e-mail in of wijzig dit.
3. Ontvanger(s)/e-mail: Dit veld is meestal vooraf ingevuld met het e-mailadres van de klant. Je kunt meerdere ontvangers toevoegen door adressen te typen en op Enter te drukken, of ze te selecteren uit het dropdownmenu.
3. (Optioneel) SMS-notificatie verzenden
Als je naast de e-mail ook een SMS-notificatie wilt versturen:
1. Vink het selectievakje naast SMS-notificatie verzenden aan.
2. Vul vervolgens onderstaande velden in:
- SMS-ontvangers: Voer hier de mobiele nummers in waarnaar je de notificatie wilt sturen. Gebruik indien nodig het internationale formaat.
- Afzender: Kies de gewenste afzender uit beschikbare opties (bijv. MS Agenzia, FW360).
- Aangepaste SMS: Schrijf hier de tekst van het SMS-bericht.
4. (Optioneel) Verzending plannen
Als je een factuur verstuurt die nog niet betaald is, zie je mogelijk een optie om verzending te plannen:
1. Selecteer het selectievakje Verzending plannen na ontvangst betaling.
- Opmerking: Als je deze optie inschakelt, worden de venstertitel en de tekst van de eindknop aangepast om dit weer te geven.
5. Bevestig verzending
Nadat je alle gegevens hebt gecontroleerd:
1. Klik op de hoofdknop rechtsonder. De tekst op deze knop zal zijn:
- Verzenden (voor directe verzending).
- Verzending plannen (als je planning hebt ingeschakeld).
- Factuursjabloon opslaan (als je een automatische sjabloon configureert).
Wacht op bevestiging dat het document correct is verzonden. Er verschijnt een melding op het scherm: "Het document is correct verzonden".
