Beschrijving: Deze tool maakt het mogelijk om automatisch fiscale documenten (zoals facturen, offertes en proforma's) te genereren, beheren en verzenden rechtstreeks vanuit de verkopen en bestellingen van het systeem, door synchronisatie met de dienst Fatture in Cloud.
Waarvoor is het bedoeld? (Praktische voorbeelden)
Gebruik de integratie Fatture in Cloud om:
- Automatisering van facturatie: Maak en verstuur automatisch een factuur naar de klant zodra de betaling van de bestelling is geregistreerd.
- Centraliseren van documentbeheer: Genereer offertes of proforma's direct vanuit het bestelblad, waarbij alle documenten op één plek worden bewaard.
- Documenten converteren: Zet een geaccepteerde offerte met één klik om in een factuur, zonder gegevens opnieuw in te voeren.
Belangrijkste functies
Documentbeheer per bestelling
Binnen elk bestelblad is er een speciaal paneel beschikbaar voor het beheer van fiscale documenten:
- Document aanmaken: Hiermee kun je het type document selecteren (Factuur, Offerte, Proforma of Vervoersdocument) en deze onmiddellijk genereren, met synchronisatie naar Fatture in Cloud.
- Weergave en link: Als het document is aangemaakt, is het mogelijk om de directe link te bekijken om het op het platform Fatture in Cloud te raadplegen.
- Documentconversie: Hiermee kan een bestaand document worden omgezet naar een ander type (bijvoorbeeld een Proforma naar een Factuur), waarbij de referentie automatisch wordt bijgewerkt.
- Document verwijderen: Hiermee kan het document zowel uit het systeem als van het platform Fatture in Cloud worden verwijderd.
- Verzendstatus: Geeft aan of en wanneer het document per e-mail naar de klant is verzonden.
Verzendingstools en personalisatie
Voor verzending kan men toegang krijgen tot een geavanceerd configuratiescherm:
- E-mail personalisatie: Gebruik een editor om de titel en inhoud van het e-mailbericht dat bij het document hoort aan te passen.
- Aangepaste ontvangers: Voeg e-mailadressen en telefoonnummers toe of wijzig ze voor ontvangers, ook als deze verschillen van die van de geregistreerde klant.
- SMS-verzending: Schakel gepersonaliseerde SMS-notificaties in door afzender te selecteren en berichttekst aan te passen.
- Verzendplanning (Facturen): Voor facturen die nog niet zijn verzonden naar Fatture in Cloud kan automatische verzending worden gepland zodra de bestelling betaald is.
- Shortcodes: Gebruik vooraf gedefinieerde variabelen (zoals klantnaam, bestel-URL, productdetails) om dynamisch de inhoud van e-mails en SMS-berichten te personaliseren.
Hoe stel je dit in
De basisinstellingen zijn toegankelijk via het configuratiepaneel van de plugin.
| Configuratieoptie | Beschrijving |
|---|---|
| INPS-heffing | Indien ingeschakeld wordt automatisch de INPS-heffing (4%) toegepast op alle gegenereerde facturen. |
| Verplichte velden negeren | Staat toe documenten te genereren zelfs als de klant geen btw-nummer of fiscaal nummer heeft opgegeven (handig voor internationale verkopen of specifieke gevallen). |
| Automatisch facturen verzenden | Schakelt automatische generatie en verzending van facturen in bij ontvangst van betaling (zie sectie Integraties). |
| Toepassen zegelrecht | Indien actief wordt automatisch een zegelrecht (€2) toegevoegd aan alle facturen met een bedrag hoger dan €77,47. |
| Aangepaste nummering | Maakt het mogelijk een achtervoegsel toe te voegen aan documentnummers (bijv. 1/A, 2/A). |
| Belastingconfiguratie | Koppelt gebruikte btw-tarieven binnen het systeem aan corresponderende belastingcodes op Fatture in Cloud. Deze configuratie is verplicht voor documentgeneratie. |
| Betalingsconfiguratie | Verbindt gebruikte betaalmethodes binnen het systeem (bijv. creditcard, bankoverschrijving) met geregistreerde betaalmethoden op Fatture in Cloud. |
| Standaard notities | Vooraf ingevulde tekst die wordt toegevoegd aan het veld "Notities" van elk nieuw gegenereerd document. |
Automatische integraties
Automatische synchronisatie van betaalde bestellingen
Als optie "Automatisch facturen verzenden" ingeschakeld is in de instellingen voert het systeem regelmatig automatische controles uit:
1. Betalingsdetectie: Wanneer een bestelling betaald blijkt maar nog geen gekoppeld fiscaal document heeft.
2. Factuuraanmaak: Er wordt een nieuwe Factuur aangemaakt (of ander ingesteld sjabloondocument) met gebruikmaking van gegevens uit bestelling en klant.
3. Synchronisatie en verzending: De factuur wordt direct gesynchroniseerd met Fatture in Cloud en per e-mail (en SMS indien ingesteld) naar de klant gestuurd.
Beheer van betalingen
Wanneer een gedeeltelijke of volledige betaling op een bestelling wordt geregistreerd:
- Updateert het systeem automatisch de status van het gekoppelde fiscale document door het betaalde bedrag vast te leggen.
- Indien het betaalde bedrag gelijk is aan totaalbedrag wordt status bijgewerkt naar "betaald" en gesynchroniseerd met Fatture in Cloud.
Automatische e-mails verzenden
De plugin gebruikt een speciale e-mailsjabloon ([DOCUMENTO] Nuovo Documento) die aangepast kan worden binnen het e-mailbeheergebied. Deze sjabloon wordt gebruikt om gegenereerde documenten naar klanten te sturen.
Opmerking: Als het document gesynchroniseerd is met Fatture in Cloud wordt de verzending van e-mails rechtstreeks door dat platform afgehandeld om correcte bijlagen en traceerbaarheid te garanderen.
Belangrijkste verschillen
Deze tool is ontworpen voor jouw fiscale en boekhoudkundige administratie van bestellingen. Gebruik hem om officiële documenten (Facturen, Proforma's) te maken die moeten worden geregistreerd in jouw boekhouding. Het is niet bedoeld voor eenvoudige orderoverzichtcommunicatie; daarvoor moet je normale notificatiesjablonen gebruiken die door het systeem worden aangeboden.
