Deze gids legt uit hoe je een document (zoals een Factuur of Offerte) kunt personaliseren en verzenden via e-mail en/of SMS, met gebruik van vooraf ingestelde of aangepaste berichten.
1. Toegang tot de Berichtpersonalisatie
1. Ga naar de pagina van het document dat je wilt verzenden.
2. Zoek de sectie Personaliseer e-mail.
3. Klik op de knop onder dit label (de tekst van de knop zal ongeveer zijn Configureer [Documenttype] of Verzend [Documenttype]).
Er verschijnt een modaal venster met de titel Document verzenden.
2. Configuratie van de E-mail
In het venster Document verzenden, stel je de details in voor verzending per e-mail:
1. Aangepast bericht:
- Deze sectie toont de hoofdtekst en de standaardtitel die in de e-mail gebruikt zullen worden. Je kunt de tekst direct in deze velden aanpassen.
2. Onderwerp:
- Voer het onderwerp in dat de ontvanger in zijn mailbox zal zien.
3. Ontvanger(s)/e-mail:
- Controleer of wijzig de e-mailadressen waarnaar het document wordt gestuurd. Je kunt meerdere ontvangers toevoegen door ze te scheiden met een komma.
3. Configuratie van SMS-melding (optioneel)
Als je naast de e-mail ook een melding via SMS wilt versturen:
1. Zoek het vakje met de titel SMS-melding verzenden en vink het selectievakje aan om deze optie te activeren.
2. Zodra ingeschakeld, vul je de volgende velden in:
- SMS-ontvangers: Voer de mobiele nummers in waarnaar je de melding wilt sturen. Meerdere nummers kunnen gescheiden worden door een komma.
- Afzender: Selecteer een afzender uit de dropdownlijst (indien beschikbaar) of laat staan op Standaard.
- Aangepaste SMS: Voer hier de tekst van het SMS-bericht in.
> Tip: Onder de personalisatievelden vind je een tabel met alle Shortcodes (dynamische placeholders, zoals {cliente-nome} of {order-url}) die je zowel in het e-mailbericht als in het SMS-bericht kunt invoegen.
4. Planning van Verzending (alleen voor Facturen)
Als het document een Factuur is en nog niet betaald is, kun je mogelijk een optie zien om verzending te plannen:
1. Vink het vakje aan bij Plan verzending zodra betaling ontvangen is als je wilt dat het systeem het document automatisch verstuurt nadat de bestelling als betaald geregistreerd staat.
5. Verzending van het Document
Nadat je de e-mail en eventuele SMS hebt gepersonaliseerd:
1. Klik op de knop Verstuur (of Verzending plannen, als je planning hebt geactiveerd).
Het systeem zal het document naar de opgegeven ontvangers sturen en het voorbereidingsvenster sluiten. Je ontvangt een bevestigingsmelding van verzending.
> Belangrijk: Als je het document nog niet hebt gegenereerd in Fatture in Cloud, kan het systeem aangeven dat verzending niet mogelijk is totdat je eerst een fiscaal referentie hebt gegenereerd. In dat geval moet je eerst klikken op Genereer [Documenttype] in de sectie Fatture In Cloud van het documentenoverzicht.
