Beschrijving: Hiermee kunnen evenementen bidirectioneel en automatisch worden gesynchroniseerd tussen Framework360 en je Google Calendar-account.
Waarvoor is het? (Praktische voorbeelden)
Deze tool is essentieel voor wie afspraken, vergaderingen of verplichtingen beheert en een uniforme workflow wil tussen zijn werkomgeving en Google Calendar.
- Centralisatie van afspraken: Elke afspraak die via de boekingsformulieren van Framework360 wordt gemaakt, wordt onmiddellijk weergegeven in je persoonlijke of zakelijke Google Calendar.
- Tijdbeheer: Evenementen die direct in je Google Calendar worden aangemaakt (bijvoorbeeld interne vergaderingen of vakanties) worden geïmporteerd in Framework360, waardoor beschikbaarheid in de boekingsformulieren automatisch wordt geblokkeerd.
- Automatisering van vergaderingen: Genereert en voegt automatisch links voor videoconferenties (Google Meet) toe en verstuurt e-mailuitnodigingen voor elke nieuwe afspraak.
Belangrijkste functies
De functies worden beheerd via de globale instellingen van de plugin en specifieke configuraties die toepasbaar zijn op individuele boekingsformulieren.
- Bidirectionele synchronisatie:
- Importeren (IN): Importeert evenementen van één of meerdere geselecteerde Google-calenders naar Framework360.
- Exporteren (OUT): Exporteert evenementen die in Framework360 zijn aangemaakt naar één of meerdere geselecteerde Google-calenders.
- Automatisch beheer van uitnodigingen: Optie om automatisch e-mailuitnodigingen te verzenden naar gasten (klanten) via het native systeem van Google Calendar.
- Integratie met Google Meet: Maakt het mogelijk automatisch een Google Meet-link aan te maken en toe te voegen aan het evenement in de kalender, wat het organiseren van virtuele vergaderingen vereenvoudigt.
- WhatsApp-integratie: Hiermee kan automatisch een WhatsApp-chatlink aan de omschrijving van het evenement worden toegevoegd, zodat de klant snel contact kan opnemen met de organisator.
- Gesynchroniseerde annulering: Het verwijderen van een evenement in Framework360 zorgt ervoor dat het automatisch ook uit Google Calendar wordt verwijderd (en vice versa voor geïmporteerde evenementen).
- Aanpassing titel: Het is mogelijk om een aangepaste titel te definiëren voor geëxporteerde evenementen, met gebruikmaking van dynamische shortcodes (bijv. naam klant, geboekte dienst).
Hoe stel je het in
1. Globale instellingen (Control Panel)
Deze instellingen bepalen welke kalenders moeten worden bewaakt en gebruikt voor standaard synchronisatie.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Kalenders om te importeren | Selecteer de Google-calenders (persoonlijk of gedeeld) waarvan Framework360 evenementen moet importeren om beschikbaarheid te blokkeren. |
| Kalenders om naar te exporteren | Selecteer de Google-calenders waar Framework360 aangemaakte evenementen naartoe moet exporteren (bijv. afspraken). |
Opmerking: Als de autorisatie voor Google Calendar niet actief is of verloopt, zal het systeem opnieuw toegang vragen om beschikbare kalenders te kunnen bekijken en synchroniseren.
2. Gebruikersinstellingen (User Management)
In het tabblad Google Calendar binnen User Management kan elk teamlid zijn eigen doelkalender instellen.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Doelkalender | Hiermee kan de gebruiker zijn persoonlijke Google-calendar selecteren. Als een afspraak aan die gebruiker wordt toegewezen, wordt het evenement naar deze specifieke kalender geëxporteerd, ongeacht de globale instelling. |
3. Instellingen per boekingsformulier of evenement
Bij het aanmaken of bewerken van een Boekingsformulier of een enkel Kalendergebeurtenis is er een tabblad beschikbaar met synchronisatie-instellingen.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Doelkalender | Overschrijft de standaard- of toegewezen gebruikersinstelling door afspraken van dat formulier naar een specifieke kalender te exporteren. |
| Automatische uitnodiging | Indien geselecteerd, wordt er een uitnodigingsmail gestuurd naar de gast via Google Calendar. |
| Google Meet | Indien geselecteerd, wordt er automatisch een link voor een virtuele vergadering aangemaakt en aan het evenement toegevoegd. |
| Indien geselecteerd, wordt de WhatsApp-chatlink van de klant aan de omschrijving van het evenement toegevoegd. | |
| Aangepaste titel | Hiermee kun je een specifieke titel definiëren voor het evenement in Google Calendar, met gebruik van dynamische shortcodes om gegevens zoals klantnaam of reserveringsdetails toe te voegen. |
Automatische integraties
Terugkerende synchronisatie
Het systeem voert automatisch regelmatige synchronisaties uit voor inkomende en uitgaande evenementen. Dit zorgt ervoor dat de Framework360-kalender altijd up-to-date is met wijzigingen die direct in Google Calendar zijn aangebracht en andersom.
Afsprakenbeheer
Wanneer een afspraak via Framework360-formulieren wordt gemaakt of bijgewerkt, grijpt de plugin automatisch in om:
1. Het overeenkomstige evenement aan te maken of bij te werken in de doel-Google-calendar.
2. Links (Meet, WhatsApp) toe te voegen indien deze opties actief zijn.
3. Uitnodigingsmeldingen te verzenden (indien ingeschakeld).
Integratie met klanten
Als een vanuit Google Calendar geïmporteerd evenement informatie bevat over een bestaande klant in de Framework360-database, koppelt het systeem dit evenement automatisch aan het klantprofiel. Bovendien kan het toevoegen van een evenement automatische marketingautomatiseringen activeren (bijv. verzenden van welkomst- of herinneringsmails).
