Beschrijving: Een tool die is gewijd aan het beheer en de tracking van inkomende contacten (leads), waarmee operators interacties kunnen registreren en de voortgang van potentiële klanten kunnen volgen.
Waarvoor dient het? (Praktische voorbeelden)
Deze tool is essentieel voor bedrijven die een groot volume telefoongesprekken of eerste interacties afhandelen, omdat het mogelijk maakt om:
- Registratie standaardiseren: Zorgt ervoor dat alle interacties met leads uniform worden geregistreerd met behulp van vooraf gedefinieerde notitiesjablonen.
- Werklijst beheren: Biedt operators een duidelijke werklijst, waarbij prioriteit wordt gegeven aan leads die nog niet zijn benaderd en klanten worden gereserveerd voor de eerste operator die ze oppakt.
- Prestatie-analyse: Meet de effectiviteit van contactactiviteiten en analyseert sluitingspercentages (gesloten leads) per operator en tijdslot.
Belangrijkste functionaliteiten
Beheer en navigatie van leads
De module biedt een speciale interface om klanten binnen de flow te bekijken en te navigeren.
- Prioriteit voor nieuwe contacten: Het systeem sorteert automatisch klanten, waarbij eerst degenen worden getoond die nog geen interactie of notitie in Lead Flow hebben ontvangen.
- Geavanceerd zoeken: Snel zoeken naar contacten op naam, e-mail of telefoonnummer is mogelijk.
- Automatische toewijzing (reservering): Als deze functie actief is voor jouw rol, wordt de klant gereserveerd voor de eerste operator die een notitie invoert, zodat niet meerdere personen tegelijkertijd aan dezelfde lead werken.
- Statustracking: Voor elke klant wordt de laatste geregistreerde notitie getoond en aangegeven of de lead gesloten is of nog in behandeling.
Tools voor de operator
Tijdens het registreren van een notitie (klantgeschiedenis) zijn er hulpmiddelen beschikbaar om de gegevensinvoer te versnellen:
- Vooraf gedefinieerde notities: Je kunt snel een eerder opgeslagen notitie (sjabloon) selecteren via een knop "Vooraf gedefinieerde notities".
- Automatisch labelen: Het gebruik van specifieke vooraf gedefinieerde notitiesjablonen kan automatische toewijzing van labels (tags) aan de klant activeren (bijv. 'Terugbellen', 'Niet geïnteresseerd'), wat segmentatie vereenvoudigt.
Gedetailleerde rapportage
De module voegt een volledige databron toe aan de rapportagesectie, waarmee je de workflow kunt analyseren:
- Contactstatistieken: Toont het totale aantal geregistreerde oproepen, unieke gecontacteerde leads en het aantal gesloten leads.
- Analyse per operator: Groepeert gegevens per operator om individuele prestaties te monitoren.
- Classificatie van resultaten: Analyseert de verdeling van call-uitkomsten (Positief, Negatief, Gedeeltelijk, Niet geclassificeerd).
- Tijdfilters: Maakt filtering op basis van beldata mogelijk.
Hoe stel je het in
De instellingen van Lead Flow vind je in het configuratiescherm van de plugin.
Algemene instellingen
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Alleen tonen als aanwezig in onderstaande lijsten | Filtert welke klanten zichtbaar zijn in de sectie "Lead Flow", door alleen diegenen op te nemen die ingeschreven staan op geselecteerde marketinglijsten. |
| Selecteer welke informatie wordt weergegeven | Hiermee kies je welke aanvullende klantinformatie (bijv. nieuwsbrieflijsten waar hij/zij op staat) wordt getoond in de Lead Flow-interface. |
| Klant reserveren voor eerste operator die een notitie invoert | Selecteer gebruikersrollen waarvoor automatische toewijzing (reservering) van leads actief moet zijn. |
Vooraf gedefinieerde notities
In deze sectie kun je standaardnotitiesjablonen maken en beheren die operators snel kunnen toepassen.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Titel | De naam van het notitiesjabloon (bijv. "Gesprek succesvol afgerond"). |
| Notitie | De volledige tekst van de notitie die bij selectie wordt ingevoerd. |
| Labeltoewijzing | Klantlabels die automatisch worden toegepast wanneer deze notitie wordt gebruikt. |
Rapportage via AI
Deze sectie beheert integratie met Kunstmatige Intelligentie voor automatische analyse van notities.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Rapportage via AI inschakelen | Activeert het automatische proces dat recente notities analyseert en een voortgangsstatus toekent (Positief, Negatief, Gedeeltelijk, Niet geclassificeerd) zonder handmatige tussenkomst. |
| OpenAI-sleutel | Vereist dat de OpenAI API-sleutel is ingesteld in het systeemonderdeel "Beheer API-sleutels". |
Automatische integraties
Lead Flow integreert met verschillende systeemdelen om processen te automatiseren en data-analyse te verbeteren.
Segmentatie en automatisering
De module introduceert een nieuwe filterconditie bij klant- en lijstbeheer:
- Lead-statusfilter: Klanten kunnen worden gesegmenteerd op basis van hun status binnen de flow:
- Geen: Heeft nooit interacties geregistreerd in Lead Flow.
- In behandeling: Heeft interacties gehad maar lead is nog niet gesloten.
- Voltooid: Lead is gesloten.
Automatische classificatie (AI)
Als AI-functie is ingeschakeld voert het systeem geplande automatische taken uit die recent door operators ingevoerde notities periodiek analyseren. De AI classificeert het resultaat van het gesprek (bijvoorbeeld Positief of Negatief) en slaat deze status op voor rapportagedoeleinden, waardoor voortgangsgegevens altijd actueel blijven.
Automatisch labelen
Wanneer een operator een vooraf gedefinieerde notitie gebruikt met opgenomen labeltoewijzing, worden deze labels onmiddellijk aan de klant toegevoegd. Dit kan andere automatiseringen triggeren binnen het systeem (zoals het versturen van specifieke opvolg-e-mails).
