Beschrijving: Integreer informatie en diensten van je CRM-systeem VTENext binnen je Framework360-account, waardoor een gecentraliseerde klantgegevensbeheer mogelijk is.
Waarvoor dient het? (Praktische voorbeelden)
Dit hulpmiddel is essentieel om klantgegevens tussen het Marketing Automation-platform (Framework360) en je CRM-systeem (VTENext) synchroon te houden.
- Gecentraliseerd contactbeheer: Zorg ervoor dat elk nieuw contact dat via Framework360 wordt verkregen (bijv. nieuwsbriefinschrijving of registratie) onmiddellijk wordt aangemaakt of bijgewerkt in je CRM.
- Geavanceerde segmentatie: Synchroniseer contacten in verschillende categorieën van VTENext (Leads, Accounts, Contacts) op basis van specifieke voorwaarden die in Framework360 zijn gedefinieerd.
- Altijd actuele gegevens: Vermijd handmatige invoer en verminder fouten door te garanderen dat persoonsgegevens (adres, telefoon, bedrijfsnaam) altijd consistent zijn op beide platforms.
Belangrijkste functies
Voorwaardelijke synchronisatie van contacten
Je kunt precieze regels definiëren voor het exporteren van contacten. Op basis van deze regels kan een contact dat in Framework360 is verkregen naar VTENext worden gestuurd en worden gecategoriseerd als:
- Lead: Handig voor initiële of potentiële klanten.
- Account: Handig voor bedrijven of bestaande klanten.
- Contact: Handig voor natuurlijke personen die aan een Account zijn gekoppeld of als directe contacten.
Mapping van gegevensvelden
Het systeem is vooraf geconfigureerd om automatisch de belangrijkste persoonsgegevensvelden van Framework360 te koppelen aan de equivalente velden in VTENext, waaronder:
- Naam, Achternaam, E-mail, Vaste en mobiele telefoon.
- Bedrijfsnaam, Website.
- Adres, Postcode, Stad, Staat.
- BTW-nummer en Burgerservicenummer (indien beschikbaar in facturatiegegevens).
Ondersteuning voor aangepaste extra velden
Als je aangepaste velden gebruikt om specifieke gegevens in Framework360 te verzamelen, kun je deze handmatig mappen naar overeenkomstige velden in je VTENext-systeem (bijv. een aangepast veld "Sector" mappen naar het veld "Industry" in de CRM).
Automatische update van records
Wanneer een contact wordt gesynchroniseerd controleert het systeem of de persoonsgegevens al bestaan in VTENext (meestal via het e-mailadres).
- Als het contact bestaat, wordt het bijgewerkt met nieuwe informatie.
- Als het contact niet bestaat, wordt er een nieuw record aangemaakt.
Hoe configureer je het
De configuratie bestaat uit twee fasen: de initiële autorisatie en de definitie van synchronisatieregels.
1. Verbinding maken met VTENext (Autorisatie)
Om Framework360 met je CRM te verbinden moet je API-referenties verstrekken.
| Configuratieveld | Beschrijving |
|---|---|
| VTENext-domein | Het volledige adres van je VTENext-systeem (bijv. https://miocrm.vtecrm.net/). |
| User | De gebruikersnaam gekoppeld aan je API-referenties. |
| Access Key | De toegangssleutel verstrekt door VTENext voor authenticatie. |
Tijdens deze fase vraagt Framework360 toestemming voor Beheer Persoonsgegevens, nodig om klantgegevens te lezen en schrijven in je CRM.
2. Instellen van contactensynchronisatie
Nadat de verbinding tot stand is gebracht moet je exportregels definiëren in de sectie "Contactensynchronisatie" van de plugin-instellingen.
Voor elke categorie van VTENext (Leads, Accounts, Contacts) moet je:
1. Definieer de voorwaarden: Gebruik de querybouwer om te specificeren welke klanten uit Framework360 naar die specifieke categorie moeten worden gestuurd.
- Voorbeeld: Stuur alleen klanten die een aankoop hebben gedaan als "Account".
2. Map extra velden (optioneel): Als je aangepaste velden hebt in Framework360 gebruik dan het dropdownmenu om het corresponderende VTENext-veld te selecteren waar deze data opgeslagen moet worden.
Automatische integraties
De synchronisatie van contacten is een volledig geautomatiseerd proces dat wordt geactiveerd op belangrijke momenten tijdens interacties met gebruikers:
Directe synchronisatie bij registratie
Elke keer dat een gebruiker een registratieprocedure voltooit (bijvoorbeeld door een klantaccount op jouw site aan te maken), worden diens gegevens direct geanalyseerd en indien ze voldoen aan ingestelde voorwaarden naar VTENext gestuurd.
Synchronisatie bij inschrijving op nieuwsbrief
Wanneer een gebruiker zich inschrijft voor één van jouw nieuwsbrieven worden zijn/haar gegevens automatisch gecontroleerd en gesynchroniseerd met je CRM zodat nieuwe leads direct beschikbaar zijn voor jouw verkoopteam.
