Beschrijving: Deze module maakt het mogelijk om voltooide bestellingen en de bijbehorende klantgegevens automatisch of handmatig te synchroniseren van jouw systeem naar Zoho Books, de boekhoud- en facturatiesoftware.
Waar is het voor? (Praktische voorbeelden)
Gebruik de Zoho Books-integratie om je boekhoudproces te automatiseren en ervoor te zorgen dat je financiële administratie altijd up-to-date is.
- Automatische factuurgeneratie: Verzend betaalde bestellingen direct naar Zoho Books zonder handmatige invoer van gegevens.
- Gecentraliseerd klantenbeheer: Zorg ervoor dat de facturerings- en contactgegevens van je klanten consistent zijn tussen je e-commerceplatform en je boekhoudsysteem.
- Statusmonitoring: Controleer snel binnen het bestelpaneel of een document succesvol met Zoho is gesynchroniseerd.
Belangrijkste functies
Documentbeheer
De module werkt rechtstreeks binnen het detailtabblad van elke bestelling (in de sectie "Zoho Books" in de zijbalk).
- Nieuwe facturen genereren: Als de bestelling nog niet gesynchroniseerd is, kan een conceptfactuur in Zoho Books met één klik worden aangemaakt.
- Documenten bijwerken: Als lokale bestelgegevens worden gewijzigd, kan de bestaande factuur in Zoho Books worden bijgewerkt om deze wijzigingen weer te geven.
- Verwijderen op afstand: Het document kan direct vanuit het beheerpaneel van de bestelling uit Zoho Books worden verwijderd.
- Statusweergave: In de algemene bestelijst wordt een kolom toegevoegd die het factuurnummer van Zoho Books toont, indien aanwezig, voor snelle controle.
Overgedragen gegevens
Tijdens de synchronisatie worden de volgende gegevens overgedragen:
- Klant: Als de klant niet bestaat in Zoho Books (zoeken via e-mail of naam), wordt een nieuw contact aangemaakt. Bestaat deze wel, dan worden de facturatiegegevens bijgewerkt.
- Factuurdetails: De datum, referentie (gebaseerd op het lokale order-ID) en status (ingesteld als Concept in Zoho Books).
- Productregels: Elk product, de hoeveelheid, unitprijs en beschrijving worden als factuurregel overgezet.
- Belastingen (btw): De btw-tarieven toegepast op producten worden automatisch gekoppeld aan de tarieven die in je Zoho Books-account zijn geconfigureerd.
- Kortingen en coupons: Eventuele kortingen toegepast op de bestelling worden als aparte negatieve regel in de factuur opgenomen.
Hoe stel je het in
Om synchronisatie te activeren moet je jouw Zoho Books-account koppelen en de belangrijkste opties configureren.
1. OAuth-verbinding
Deze procedure autoriseert de module om met jouw Zoho Books-account te communiceren.
| Optie | Beschrijving | Actie |
|---|---|---|
| Verbindingsstatus | Geeft aan of de plugin gemachtigd is. | Klik op Verbinden en volg de instructies van Zoho om toegang te autoriseren. |
2. Configuratie-opties
Na het tot stand brengen van verbinding moeten onderstaande velden ingevuld worden.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Data Center | Selecteer het domein van het datacenter waar jouw Zoho-account zich bevindt (bijv. .eu voor Europa, .com voor wereldwijd). |
| Organisatie-ID | Voer het unieke ID van jouw organisatie in Zoho Books in. Dit is verplicht voor het aanmaken van documenten. |
3. Automatische verzending
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Automatische verzending inschakelen | Indien ingeschakeld zal het systeem alle nieuwe betaalde bestellingen automatisch en gepland synchroniseren door een conceptfactuur aan te maken in Zoho Books. |
Automatische integraties
Automatische synchronisatie van betaalde bestellingen
Als optie "Automatische verzending" actief staat in instellingen, voert het systeem elke 10 minuten een automatische controle uit.
Deze geplande taak zoekt recente bestellingen die betaald zijn maar nog niet geregistreerd staan in Zoho Books, en synchroniseert ze automatisch. Dit zorgt ervoor dat je facturen tijdig gegenereerd worden zonder handmatige tussenkomst.
Automatische tokenvernieuwing
Het systeem beheert zelfstandig het vernieuwen van het toegangstoken (OAuth) voor Zoho Books, zodat de verbinding actief blijft ook na afloop van het token, mits er tijdens de eerste verbinding een refresh token is verstrekt. Handmatige actie is niet nodig om de verbinding actief te houden.
