Wat is de briefing

De briefing is een korte werkvergadering waarin de kenmerken van een specifieke activiteit worden vastgesteld en waar alle informatie wordt verzameld en besproken om een reclamecampagne te voeren.

Tegenwoordig wordt het ook vaak gebruikt binnen de bedrijfsorganisatie, waar managers van een afdeling hun medewerkers bijeenroepen voor een zogenaamde bedrijfbriefing.

De bedrijfbriefing is het moment waarop managers en medewerkers met elkaar in gesprek gaan over de voortgang van het werk en bepalen hoe bepaalde activiteiten moeten worden uitgevoerd.

Op het gebied van advertenties houdt de briefing zich bezig met het verzamelen van alle informatie met betrekking tot een reclamecampagne die door het ene bedrijf aan een ander bedrijf is opgedragen.

De briefing omvat ook de sector van privé-evenementen zoals bruiloften of feesten.

Het is namelijk een bijeenkomst na het evenement die betrekking heeft op de evaluatie van de resultaten met betrekking tot dat evenement, waarbij een reeks vragen wordt gesteld:

• Is het budget gerespecteerd?
• Zijn de tijdschema's gerespecteerd?
• Is het evenement correct uitgevoerd of zijn we afgeweken van de oorspronkelijke doelstellingen?
• Hebben de gasten hun tevredenheid getoond?
• Is de wet van persoonlijk voordeel gerespecteerd?
• Was de locatie zoals voorzien adequaat?

Hoe organiseer je een briefing?

De eerste stap voor het initiëren van een briefing is het kennen van de datum, de duur en het aantal deelnemers. Deze gegevens stellen je in staat om ook de ideale locatie te kiezen en te ontdekken hoe je het evenement moet structureren.

Zodra je deze gegevens hebt, stuur je een uitnodigingsmail naar de deelnemers en zorg je ervoor dat je bevestiging ontvangt van alle deelnemers aan deze vergadering.

Eens het exacte aantal deelnemers bekend is, kan men zich bezighouden met de locatie en deze reserveren voor het eigen evenement.

Een van de belangrijkste aspecten om rekening mee te houden bij het organiseren van een briefing is de locatie.

Gewoonlijk wordt een briefing georganiseerd op een werkdag, dus de locatie moet comfortabel genoeg zijn om een groot aantal deelnemers te herbergen en dicht bij het kantoor liggen om gemakkelijker bereikbaar te zijn; meestal worden hotels met vergaderzalen of co-working ruimtes geprefereerd. Zodra de briefing begint, gaat men over tot de organisatie en planning van de verschillende taken die iedereen in zijn of haar sector moet uitvoeren.